Project Management Office (h/f/x)
Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (Loi accueil du 12 janvier 2007). Fedasil organise directement ou avec ses partenaires un accueil et un accompagnement de qualité. L'Agence gère également l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non-accompagnés (MENA). Fedasil coordonne les programmes pour le retour volontaire à partir de la Belgique. L'Agence participe à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil. Dans le cadre des différentes initiatives Fedasil veille sur l'intégration des centres d'accueil dans la communauté locale.
Fedasil recrute:
PMO (h/f/x)
Pour la direction services opérationnels
Sélection interne et externe
Numéro de référence: 20250128-99999-149
Fonction
Objectif du poste
En tant que Project Management Officer (PMO), vous jouez un rôle essentiel au sein de l'équipe Match-IT, un projet stratégique de Fedasil. Votre objectif principal est de soutenir l’équipe Match-IT en garantissant la bonne gestion des projets, notamment sur les aspects financiers, administratifs, et logistiques. Vous contribuez à créer un environnement de travail optimal et à améliorer en continu les processus internes de l'équipe.
Contexte
Chaque jour en Belgique, Fedasil et ses partenaires accueillent humainement plus de 30 000 demandeurs de protection internationale. Outre l'assistance de base, le réseau d'accueil assure également l'accompagnement social des résidents.
Depuis 2016, la direction des services opérationnels de Fedasil développe le logiciel Match-IT en collaboration avec des partenaires du réseau accueil. Le Logiciel Match-IT permet de rationaliser d'importants processus de base, d'acquérir une connaissance plus high level du groupe cible et des réalités opérationnelles, ainsi que de soulager les collègues sur le terrain d'un maximum de tâches administratives chronophages. Plus largement encore, Match-IT soutient tous les processus de base pour l'identification des résidents, la gestion des centres d'hébergement et l’accompagnement social. Le défi pour les années à venir est de rendre les processus existants encore plus flexibles, plus conviviaux et plus efficaces, tout en continuant à se concentrer sur l'efficacité administrative de l’application.
Vos tâches et responsabilités
Gestion financière et conformité :
Assurer une gestion financière fluide et transparente pour garantir la continuité des affaires notamment en garantissant:
- Le suivi des bons de commande, factures et timesheets.
- La préparation des documents pour les audits et gestion des pièces justificatives.
Support administratif, logistique et RH :
- Organiser et optimiser la planification, la logistique et les réunions de l'équipe.
- Réduire la charge administrative des autres membres pour améliorer leur productivité.
- Conseiller et offrir un appui à l’équipe sur des aspects RH (formations, congés, Team Building, etc.).
Amélioration continue :
- Identifier et coordonner les initiatives d’amélioration des processus administratifs, financiers et agiles.
- Faciliter les sessions d’amélioration continue et mettre en place des bonnes pratiques.
Profil
Vous avez un intérêt particulier pour Fedasil, ses valeurs et son code déontologique, son organisation, son groupe cible et ses différents partenaires (pour toutes les informations : consultez www.fedasil.be).
Compétences générales
- Très bonne maîtrise du français (la connaissance du néerlandais et de l’anglais est un atout).
- Sens de l’organisation, attention aux détails et excellentes compétences en communication.
- Capacité à documenter et rédiger de manière claire et structurée.
Compétences Techniques
- Une première expérience dans l'IT et une affinité avec les méthodologies agiles.
- Une certification dans l’un de ces domaines sera considérée comme un atout (ITIL, Scrum, SAFe, etc.).
- Vous avez des connaissances de base des marchés publics.
Diplôme et expérience
- - Vous êtes titulaire d'un diplôme universitaire de niveau Master/Licence.
- - Une connaissance en matière d'asile et de migration est désirable.
Compétences génériques
Travailler en équipe : créer et encourager un esprit d'équipe en partageant des avis et des idées et en contribuant à des solutions en cas de conflits entre collègues.
Agir de manière orientée client : accompagner les clients internes et externes de manière claire, intègre et objective, leur offrir un service personnalisé et entretenir de bons contacts.
Faire preuve de fiabilité : travailler de manière intègre, selon les attentes de l'organisation, en respectant la confidentialité et les accords sans aucune forme de partialité.
S'autodévelopper : planifier activement et gérer son propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions et remettre son propre fonctionnement en question de manière critique au moyen de nouveaux points de vue, de nouvelles expériences et connaissances.
Atteindre des objectifs : s'engager et montrer la volonté et l'ambition d'atteindre des résultats et se porter garant de leur qualité.
Analyser les informations : analyser des données de manière ciblée et juger l’information d’un œil critique.
Résoudre des problèmes : traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre des solutions.
Soutenir: accompagner les collègues, montrer l'exemple et les soutenir dans leur fonctionnement quotidien.
Résister au stress: vous pouvez rapidement réagir dans un environnement où les priorités peuvent changer, vous assimilez vite les nouvelles infos et les consolidez. Les délais serrés ne vous font pas peur.
Offre
Type de contrat
Contrat à temps plein à durée indéterminée (38 heures/semaine) avec clause dans le cadre du Financement Européen (AMIF).
Une réserve de recrutement est constituée pour tous les types de contrats de travail pour une durée de minimum 2 ans.
Un horaire administratif avec des plages fixes et variables et des prestations de 7h36 par jour, du lundi au vendredi.
Lieu de travail
Fedasil
Siège central
Rue des Chartreux, 21
1000 Bruxelles
Salaire
Vous êtes recruté au niveau NA11 avec le barème salarial qui s'applique à votre situation. Le salaire mensuel brut minimum s'élève à 3793,81 € (salaire de départ sans ancienneté sur base d'un contrat de travail à temps plein, à l'index actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de votre expérience professionnelle. Pour plus d'informations, consultez www.fedweb.be.
Avantages
Un horaire variable et 26 jours de congé par an (dès votre entrée en service et au prorata des prestations et du régime de travail).
Gratuité des transports publics pour vos déplacements entre le domicile et le lieu de travail.
Possibilité de recevoir une indemnité pour vos déplacements en vélo entre le domicile et le lieu de travail.
Chèques-repas et offres avantageuses avec une carte de réduction fédérale.
Une assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux.
Possibilité de valorisation de votre expérience professionnelle utile.
Possibilités de formations (à suivre pendant les heures de travail).
Envie de postuler?
Si cette fonction vous intéresse et que vous vous reconnaissez dans le profil, envoyez une lettre de candidature avec votre motivation détaillée, un curriculum vitae et une copie de votre diplôme via le lien dans l'offre d'emploi sur :
https://fedasil.be/fr/travailler-fedasil
Postulez au plus tard le 10-02-2025.
Afin d'être pris en considération, votre dossier de candidature doit comporter les documents suivants :
- une lettre de motivation
- un CV détaillé (permettant d'évaluer les exigences du diplôme et votre expérience)
- une copie du diplôme exigé.
Diplôme étranger
Si le diplôme exigé pour la fonction a été obtenu à l'étranger, vous devez joindre une équivalence de votre diplôme étranger, octroyée par la Fédération Wallonie-Bruxelles. Pour plus d'informations, consultez le site web sur les équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles.
La connaissance du français
Si vous avez obtenu votre diplôme dans une autre langue que le français, vous devez disposer du certificat linguistique article 7 obtenu auprès du Selor. Ce certificat témoigne de votre réussite à un examen portant sur la connaissance du français et est nécessaire pour pouvoir être engagé à la présente fonction. Veuillez ajouter ce certificat à votre candidature. Pour plus d'informations, consultez www.travaillerpour.be
Attestations juridiques
Si vous êtes retenu/e pour la fonction, un certificat de bonne vie et mœurs (extrait du casier judiciaire) vous sera demandé. Un certificat modèle 2 est nécessaire pour les fonctions au service des mineurs.
Vous devez satisfaire à la législation concernant l'accès au territoire belge et avoir les permis de travail requis. Si vous n'êtes pas un/e ressortissant/e belge, vous devez pouvoir fournir les documents appropriés si vous avez été retenu/e pour la fonction.
Diversité
Fedasil souhaite promouvoir la diversité et encourage entre autres les personnes en situation de handicap à postuler. Si vous avez un handicap, vous pouvez demander une adaptation raisonnable de la procédure de sélection. Cependant, pour pouvoir y faire appel, nous vous demandons d'en informer la responsable de la sélection.
Procédure de sélection
Présélection
La commission de sélection évalue toutes les candidatures. La présélection s'effectue sur la base de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation, diplôme + équivalence et attestation si nécessaire). Seul/es les candidat/es dont le profil correspond le mieux aux exigences de la fonction seront invité/es à un entretien de sélection.
Sélection
La sélection consiste en un test écrit et un entretien de sélection qui auront lieu à partir du 11/02/2025. La candidature des candidat/es retenu/es mais non sélectionné/es sera sauvegardée pour constituer une réserve de recrutement pour tous les types de contrats de travail, et ce pour une durée de 1 an. Les candidat/es qui n'ont pas réussi ne peuvent plus participer dans les 6 mois à une nouvelle procédure de sélection pour une fonction similaire au même niveau.
Toutes informations complémentaires peuvent être obtenues auprès de christophe.mahaut@fedasil.be (responsable de sélection).
En cliquant sur « Postuler », vous serez redirigé vers la plateforme CVWarehouse, à partir de laquelle vous pourrez introduire votre candidature pour cette offre d’emploi.