Responsable Services Logistiques (h/f/x)

Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de la protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (Loi accueil du 12 janvier 2007). Fedasil organise directement ou avec ses partenaires un accueil et un accompagnement de qualité. L'Agence gère également l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (MENA). Fedasil coordonne les programmes pour le retour volontaire à partir de la Belgique. L’Agence participe à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil. Dans le cadre des différentes initiatives, Fedasil veille à l'intégration des centres d'accueil dans leur commune locale.

Fedasil recrute

Responsable Services Logistiques (h/f/x)

Centre d’Arrivée

Sélection interne, externe et réserve

Numéro de référence : 9007-709

 Fonction

Objectif

Vous êtes responsable des services logistiques pour les résidents et les collègues. Vous contribuez ainsi à la bonne prise en charge matérielle au bénéfice des résidents et au bon fonctionnement du Centre d'Arrivée. 

Contexte

Le centre d’arrivée est la porte d’entrée unique vers le réseau d’accueil ;  il a été créé en décembre 2018 comme le seul centre où les demandeurs de protection internationale (DPI) peuvent déposer leur demande. La mission du centre est d'identifier les besoins et de fournir un premier accueil aux DPI. Le processus d'arrivée consiste en un court séjour comprenant une assistance matérielle et l'identification des principaux besoins des demandeurs de protection internationale (DPI), dans le but de les envoyer  vers un centre d'accueil.

L'AMC se compose de deux départements opérationnels : le département "Dispatching" et le département "Accueil & Orientation".

Les membres du personnel du département "Dispatching" procèdent à l'examen social et médical initial des demandeurs de protection internationale afin de leur assigner le centre d'accueil approprié sur le trajet d'arrivée.

Les membres du personnel du département "Accueil et orientation" assurent la supervision des résidents pendant le processus d'arrivée initiale (le premier accueil). En temps normal, cet accueil dure en moyenne plusieurs jours. Pour ce faire, le centre a une capacité de 850 résidents et compte 250 membres du personnel.

Dans la situation actuelle, il y a un manque de places d'accueil de deuxième phase, ce qui signifie que le débit du DPI est très lent et que le séjour des résidents à l'AMC peut durer en moyenne deux mois. Cela nécessite des ajustements et de la flexibilité dans l'approche de tous les services.

 

Contenu

En tant que responsable des services logistiques, vous veillez à :  

• Mettre en ouvre la vision du centre en terme de adaptabilité et anticipation. 
• Garantir le système de services matériels aux résidents (catering, kits d’arrivée, lavoir, vestiaire et blanchisserie) dans le cadre d’un trajet variable et en fonction du turnover (nombre d’arrivées et de départs par jour), 
• proposer et mettre en œuvre une organisation des services logistiques adaptée à la mission d’un accueil flexible (séjour court, long)
• mettre en œuvre des mesures pour assurer la flexibilité et la qualité des services matériels aux résidents, tenant compte des variations quotidiennes du nombre de bénéficiaires,
• résoudre les problèmes quotidiens pour assurer la continuité des services catering, shop, lavoir et vestiaire,
• organiser et suivre les déménagements internes liés à la gestion des stocks et du cadastre des chambres locaux
• développer des outils et mettre en place un système de gestion des stocks.
• Maitriser le cahier des charges de la firme qui gère le catering. 
• Suivre sur base régulier la firme et faciliter la transmission des besoins ainsi que des attentes entre Fedasil et la firme retenue pour le catering. 

 

En tant que responsable, vous garantissez, en concertation avec votre direction, la gestion du service afin d’atteindre les objectifs du service et de l’organisation. Ceci comprend les tâches suivantes : 

• Aider à la rédaction et à l’élaboration de procédures, de directives et de vadémécums,
• Organiser et mettre en œuvre la gestion quotidienne du service : 
• Planifier et coordonner les activités afin d'atteindre les objectifs du service et de l'organisation,
• Évaluer, ajuster et renouveler le fonctionnement général du service,
• Distribuer, suivre et vérifier les tâches,
• Préparer les horaires du personnel,
• Contrôler le respect des règles de travail et du code de conduite.

En tant que dirigeant, vous encadrez votre équipe. Ceci comprend les tâches suivantes : 

• Faire le suivi de l’application des obligations légales et des instructions relatives à l'accueil et à la promotion d'une vie communautaire agréable dans le centre, 
• Fournir des conseils et une aide pour le suivi des situations problématiques,  
• Veiller à la fluidité de la communication et de la distribution des informations au sein de l’équipe de manière à ce que les collaborateurs puissent accomplir leurs tâches de manière optimale, 
• Se former de manière continue. 

 

En tant que coach, vous motivez et évaluez vos collaborateurs afin de développer leurs compétences et d’atteindre les objectifs de votre équipe. Ceci comprend les tâches suivantes : 

• Encadrer la formation des (nouveaux) collaborateurs,
• Soutenir le développement professionnel des employés,
• Accompagner les collaborateurs dans les processus de changement,
• Identifier les problèmes de performance des employés et proposer des solutions,
• Préparer et mener des entretiens de fonction, de planification, de fonctionnement et d'évaluation dans le contexte du cycle d’évaluation, 
• Promouvoir l’esprit d’équipe.

En tant que personne de contact, vous représentez votre service au sein et en dehors du centre. Ceci comprend les tâches suivantes : 

• Assurer une bonne collaboration avec les autres services support et les équipes opérationnelles, 
• Maintenir de bons contacts avec les autres chefs d’équipe du centre, 
• Participer à des réunions (réunions de coordinateurs, groupes de travail, etc.), 
• Entretenir et développer les réseaux et les relations avec nos partenaires (siège de Fedasil et autres centres d’accueil, etc.). 
• Maintenir un bon contact avec les différents fournisseurs, contrôler les prestations/livraisons, signaler les manquements, rechercher des solutions avec eux pour garantir la qualité dans le respect du budget.  

En tant que membre de votre équipe, vous exécutez des tâches en remplacement ou en soutien de vos collaborateurs pour répondre aux urgences et assurer la continuité du service. 

Profil

Plongez au cœur de l'engagement en exprimant un intérêt authentique pour Fedasil, ses valeurs, son code de déontologie, son organisation dynamique, son public cible, et les divers partenariats qui font de cette mission une expérience enrichissante. (Pour plus de détails : consultez www.fedasil.be).

 

Diplôme et expérience

• Vous êtes titulaire d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur.

• Vous disposez d’une première expérience professionnelle pertinente  dans la gestion des stocks et dans la coordination d’équipe.

 

Compétences techniques

Exigences

• Vous avez des affinités avec/êtes intéressé par le travail pour un groupe cible multiculturel vulnérable (familles, hommes/femmes isolées, mineurs étrangers non accompagnés).
• Vous avez une bonne maîtrise de MS Office : Word, Excel, etc.

Atouts

• Vous avez une connaissance de la gestion des stocks et / ou des marchés publics. Une connaissance des mesures HACCP est une plus-value. 
• Vous connaissez la procédure d'asile et les conditions d'accueil en Belgique.
• Vous avez une connaissance du Néerlandais  
• Vous parlez l’anglais et/ou d’autres langues étrangères. 

Compétences génériques

 ANALYSER l’information: Analyser de manière ciblée les données et juger d'un oeil critique l'information.

ATTEINDRE LES OBJECTIFS: S'impliquer et démontrer de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

AGIR DE manière ORIENTEE SERVICE: Accompagner des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs.

TRAVAILLER EN EQUIPE: Créer et améliorer l'esprit d'équipe en partageant ses avis et ses idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.

Offre

Type de contrat

• Contrat à durée indeterminée
• Temps plein (100%)
• Temps de travail à temps plein  : 38h / semaine.
• Catégorie horaire B: Système reposant sur des horaires de travail avec des plages fixes et variables et des prestations de 7h36 par jour, tôt, tard et occasionnellement le week-end.

 

Une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail est constituée pour une durée de 2 ans. Cette réserve peut être utilisée pour d'autres centres Fedasil.

 

Lieu du travail

• Centre d'Arrivée, Petit-Château, Boulevard du 9ème de Ligne 27, 1000 Bruxelles
• Occasionnellement des déplacements sur d’autres sites de la région de Bruxelles

 Salaire

 

Vous serez embauché dans un niveau C1 avec le barème salarial qui s'applique à votre situation. Le salaire mensuel brut minimal est €2.474,99 (salaire de départ sans ancienneté sur la base d'un contrat de travail à temps plein, à l'indice actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de vos expériences professionnelles. Si vous souhaitez en savoir plus n'hésitez pas à consulter  https://bosa.belgium.be/fr

 

Avantages

• 26 jours de congé sur une base annuelle (à l'entrée en service et au prorata des prestations et du régime de travail).
• Gratuité du transport en commun pour vos déplacements domicile - lieu de travail.
• Possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo.
• Chèques-repas électroniques.
• Offres intéressantes grâce à une carte de réduction fédérale.
• Assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux.
• Possibilité de valorisation pécuniaire de l'expérience professionnelle pertinente.
• Nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail).
• Pension complémentaire sous la forme d’une assurance groupe.
• Possibilité de recevoir une prime comme dirigeant, dépendant de la taille de l’équipe.

 

VOUS SOUHAITEZ POSTULER ?

Vous êtes intéressé par cette fonction et vous vous reconnaissez dans le profil recherché ? Posez votre candidature au plus tard le 07/07/2024 avant MINUIT en complétant le formulaire de candidature en ligne sur www.fedasil.be/fr/travailler-fedasil, et en y joignant les documents exigés.

Pour que votre candidature soit prise en considération, votre dossier de candidature doit être COMPLET et contenir les documents suivants :

• une lettre de motivation
• un CV détaillé et actualisé (nous permettant d'évaluer les exigences académiques et vos expériences)
• une copie du diplôme exigé

Diplôme étranger

Si le diplôme exigé pour la fonction a été obtenu à l'étranger vous devez joindre une équivalence de votre diplôme étranger délivré par l'une des communautés.

Pour plus d'informations, consultez le site Internet sur l’équivalence de la Fédération Wallonie-Bruxelles www.equivalences.cfwb.be.

La connaissance du français

Si vous avez obtenu votre diplôme dans une autre langue que le français, vous devez disposer du certificat linguistique article 7 obtenu auprès de Bosa. Ce certificat témoigne de votre réussite à un examen portant sur la connaissance du français et est nécessaire pour pouvoir être engagé à la présente fonction. Veuillez ajouter ce certificat à votre candidature. Pour plus d'informations, consultez  www.travaillerpour.be

Attestations juridiques

Si vous êtes sélectionné pour la fonction, les certificats de bonne vie et mœurs (extraits casier judiciaire), modèle général et modèle 2, vous seront demandés.

Vous devez par ailleurs satisfaire la législation concernant l'accès au territoire belge et être en possession des permis de travail requis. Si vous n'êtes pas un ressortissant belge, vous devez pouvoir présenter les documents appropriés dans le cas où vous avez été retenu pour la fonction.

Diversité

Fedasil souhaite promouvoir la diversité et encourage, entre autres, les personnes présentant un handicap à poser leur candidature. Si vous présentez un handicap, vous pouvez demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Merci d’en informer au préalable le responsable de la sélection.

 

PROCEDURE DE SELECTION

Présélection

La commission de sélection évalue toutes les candidatures. La présélection s'effectue sur la base de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation, diplôme + équivalence et attestation si nécessaire). Seuls les candidats dont le profil correspond le mieux aux exigences de la fonction seront invités à l'entretien de sélection.

Sélection

L’épreuve de sélection consiste en un entretien de sélection, éventuellement précédé d’un test écrit, la semaine du 15/07/2024. Les coordonnées des candidats qui ont réussi l’épreuve seront sauvegardées pour constituer une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail, tous centres Fedasil francophones et ce pour une durée de deux ans. Les candidats qui n'ont pas réussi ne peuvent plus se présenter dans les 6 mois si une nouvelle procédure de sélection pour une fonction similaire dans le même niveau devait s'organiser

 

Toutes les informations complémentaires sont disponibles par mail à jobs.amc@fedasil.be

              

En cliquant sur « Postuler », vous serez redirigé vers la plateforme CVWarehouse, à partir de laquelle vous pourrez introduire votre candidature pour cette offre d’emploi.

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