Expert administratif/Experte administrative (h/f/x)

Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (« Loi accueil » du 12 janvier 2007). L'Agence organise, directement ou via ses partenaires, un accueil et un accompagnement de qualité et s'occupe aussi de l'observation et de l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (les « MENA »). Fedasil coordonne également l'organisation du retour volontaire vers les pays d'origine. L'Agence soutient la conception et la préparation de la politique d'accueil et cherche à contribuer à une représentation correcte, à l'acceptation sociale et à l'exécution d'une politique migratoire juste.

 

Fedasil recrute un/une :

Expert administratif/Experte administrative (h/f/x)

Pour le service Infrastructure de la direction Services Généraux

Sélection interne/externe/réserve de recrutement

Numéro de référence : 9105-058 Bis 01

 

Fonction

But

 

Vous avez un don pour l'administration ? Alors cette offre d'emploi est faite pour vous !

 

Contexte

 

Le service Infrastructure de Fedasil œuvre continuellement à son réseau de bâtiments afin de répondre à ses propres exigences de qualité et de créer un environnement de travail et de vie optimal.

Le portefeuille comprend actuellement 54 sites présentant des formes et des types de bâtiments complexes tels qu'une maison mitoyenne pour l'accueil d'une dizaine de réfugiés mineurs non accompagnés ou un ancien hôpital pour l'accueil provisoire de 800 demandeurs de protection internationale.

Le service infrastructure est composé du responsable ainsi que de 14 collègues, dont 10 (ingénieurs/ingénieures) architectes. Il est en charge des travaux nécessaires lors du démarrage de nouveaux centres d'accueil, de la gestion du bâtiment pendant toute la durée de son exploitation, des travaux d'aménagement et de rénovation nécessaires et si besoin, du second œuvre lors des fermetures de centres.

 

En raison de la croissance exponentielle de son réseau de bâtiments, Fedasil est actuellement à la recherche de renfort administratif pour l'équipe Infrastructure.

 

 

Contenu

 

Concrètement, vos tâches consisteront à :

• Assurer la préparation administrative, vérifier l'exhaustivité et superviser les dossiers internes des marchés publics de « travaux » ;
• Gérer efficacement les informations au sein du service, numériser les documents et la correspondance ;
• Améliorer le système actuel d'archivage électronique ;
• Classer et archiver tous les documents pertinents pour le service ;
• Organiser des réunions internes et en faire le rapport ;
• Gérer le planning du service ;
• Faire le suivi de la facturation des marchés publics de « travaux », entre autres ceux qui concernent les containers ;
• Assurer le remplacement des collègues en charge de l'administration au sein de l'équipe de la direction pendant les périodes de congé et d'absence ;
• Dans certains cas, préparer les bons de commande ;
• Créer et utiliser des bases de données et des listes dans Excel avec des informations relatives à l'infrastructure (immobilier, marchés publics, etc.) ;
• Assurer la gestion administrative et budgétaire des formations pour les collègues du service ;
• Gérer la documentation et les abonnements aux magazines ;
• Organiser certaines activités en collaboration avec vos collègues (mission à l'étranger, conférences par une personne invitée, réunions, team building, etc.) ;
• Veiller à une bonne communication entre votre service et d'autres services/personnes internes et externes ;
• Créer et régulièrement mettre à jour la présentation PowerPoint du service ;
• Assurer l'accueil des collègues qui viennent d'arriver dans le service.

Bien entendu, vous ne travaillerez pas de manière isolée, mais en étroite collaboration avec les (ingénieurs/ingénieures) architectes de l'équipe.

Il s'agit d'une fonction avec un poste basé au siège central à Bruxelles.

 

 

 

Profil

Vous avez un intérêt particulier pour Fedasil, son fonctionnement, ses valeurs et son groupe cible. Pour plus d'infos : consultez www.fedasil.be.

 

Diplôme et expérience

 

Vous êtes titulaire d'un diplôme de graduat/de bachelier (niveau B).

Vous disposez d'une expérience pratique d'au moins un an dans une fonction similaire, acquise dans le secteur privé ou public.

 

 

 

Compétences techniques

Exigences

 

• Aptitude à gérer plusieurs projets en parallèle.
• Compétences informatiques de base (MS Office : Word, Excel…).

 

 

 

Atouts

-              Être bilingue (FR-NL) à l'écrit et à l'oral est un atout majeur car vous travaillerez dans un environnement bilingue.

 

 

Compétences générales

 

Analyser les informations : analyser les données de manière ciblée et juger l’information d’un œil critique.

Résoudre les problèmes : traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre des solutions.

Atteindre les objectifs : s'impliquer et démontrer la volonté et l'ambition afin de générer des résultats et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

SOUTENIR PAR SON EXPERTISE : accompagner les autres, servir de modèle et les soutenir dans leur fonctionnement quotidien.

 

Offre

Type de contrat

Un contrat de travail à temps plein à durée indéterminée.

 

Le contrat de travail à temps plein est fixé à 38h par semaine.

• Catégorie A : un horaire administratif avec des heures fixes et variables et des prestations de 7h36 par jour, du lundi au vendredi.

 

Une réserve de recrutement est établie pour tous les types de contrat pour une durée de 2 ans.

 

 

Lieu de travail

FEDASIL - Siège central

21, rue des Chartreux

1000 Bruxelles

 

Salaire

Vous êtes recruté/recrutée au niveau B1 avec le barème salarial qui s'applique à votre situation. Le salaire mensuel brut minimum s'élève à 2971 € (salaire de départ sans ancienneté sur base d'un contrat de travail à temps plein, à l'index actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de votre expérience professionnelle. Pour plus d'informations, consultez https://bosa.belgium.be/fr.

 

Avantages

26 jours de congé sur base annuelle (dès l'entrée service et au prorata des prestations et du régime de travail).

Gratuité des transports publics pour vos déplacements entre le domicile et le lieu de travail.

Possibilité de recevoir une indemnité pour vos déplacements à vélo entre le domicile et le lieu de travail.

Chèques-repas et offres avantageuses avec une carte de réduction fédérale.

Une assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux.

Valorisation de votre expérience professionnelle pertinente.

De nombreuses possibilités de formation (à suivre pendant les heures de travail).

Une pension complémentaire sous forme d'une assurance groupe.

Possibilité de faire du télétravail.

 

 

Envie de postuler ?

Si cette fonction vous intéresse et que vous vous reconnaissez dans le profil, postulez via le lien dans l'offre d'emploi sur https://www.fedasil.be/fr/travailler-fedasil. La date limite pour postuler est le 05/10/2025.

Pour que votre candidature soit prise en considération, vous devez nous remettre les documents suivants :

une lettre de motivation ;

un CV détaillé (permettant d'évaluer les compétences et l'expérience) ;

une copie du diplôme exigé.

Diplôme étranger et/ou diplôme dans une autre langue

Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une langue autre que le français, veuillez consulter la page spécifique de travaillerpour.be.

Vous postulez à une fonction dans une langue autre que celle de votre diplôme ? Faites alors attention, car dans certains cas, vous devez prouver votre maîtrise de cette langue en passant un test linguistique ! Inscrivez-vous au test requis le plus tôt possible, car l'obtention d'un certificat de langue est une condition préalable à l'entretien de sélection. Vérifiez si cette condition s'applique à vous en consultant les informations sur le « diplôme étranger » ou le « diplôme dans une autre langue ».

Veuillez joindre les certificats nécessaires à votre candidature.

Attestations juridiques

Si vous êtes retenu/retenue pour la fonction, vous devez pouvoir fournir un certificat de bonne vie et mœurs (extrait du casier judiciaire), modèle standard et modèle 2.

Vous devez satisfaire à la législation concernant l'accès au territoire belge et avoir les permis de travail requis. Si vous n'êtes pas un ressortissant/une ressortissante belge, vous devez pouvoir présenter les documents appropriés dans le cas où vous avez été retenu/retenue pour la fonction.

Diversité

Fedasil souhaite promouvoir la diversité et encourage entre autres les personnes en situation de handicap à postuler. Si vous présentez un handicap, vous pouvez demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Pour ce faire, merci d'en informer préalablement la responsable de la sélection.

 

 

Procédure de sélection

Présélection

La commission de sélection étudie toutes les candidatures. La présélection s'effectue sur la base de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation, diplôme + équivalence et attestation si nécessaire). Seuls les candidates et candidats dont le profil correspond le mieux aux exigences de la fonction seront invités à un entretien de sélection.

Sélection

Le test de sélection consiste en un entretien de sélection, éventuellement précédé d'une épreuve écrite, qui aura lieu le 15/10/2025. Les coordonnées des candidats ou candidates ayant réussi l’épreuve de sélection seront sauvegardées pour constituer une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail pour une durée de deux ans, pour tous les centres francophones. Les candidats et candidates qui n'ont pas réussi ne peuvent plus participer pendant 6 mois à une nouvelle procédure de sélection pour une fonction similaire au même niveau.

 

Toutes les informations complémentaires peuvent être obtenues par mail auprès de madame Janoek Bosschaerts (responsable de sélection) : janoek.bosschaerts@fedasil.be.