Administratief deskundige (m/v/x)

Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere vreemdelingen die recht hebben op opvang (‘Opvangwet’ van 12 januari 2007). Het Agentschap organiseert, rechtstreeks of via zijn partners, kwaliteitsvolle opvang en begeleiding en staat ook in voor de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de organisatie van vrijwillige terugkeer naar de herkomstlanden. Het Agentschap ondersteunt de uitwerking en voorbereiding van het opvangbeleid en wil bijdragen aan een correcte beeldvorming, de maatschappelijke aanvaarding en de uitvoering van een rechtvaardig migratiebeleid.

 

Fedasil zoekt:

Administratief deskundige (m/v/x)

Voor de dienst Infrastructuur van de directie Algemene Diensten

Interne / externe / werfreserve selectie

Referentienummer: 9105-058 Bis 01

 

Functie

Doel

 

Ben je een kei in administratie? Dan is dit de geknipte vacature voor jou!

 

Context

 

De dienst Infrastructuur van Fedasil werkt permanent aan haar netwerk van gebouwen, om te voldoen aan haar eigen kwaliteitseisen en om een optimale leef- en werkomgeving te vormen.

De portefeuille omvat momenteel een 54-tal sites met allerlei uitdagende vormen en types van gebouwen: van rijwoning voor de opvang van een tiental niet-begeleide minderjarige vluchtelingen, tot een voormalig ziekenhuis voor de tijdelijke opvang van 800 verzoekers om internationale bescherming.

De dienst infrastructuur bestaat uit de verantwoordelijke en 14 collega’s, waaronder 10 (ingenieur-) architecten, en is verantwoordelijk voor de werken die nodig zijn bij de opstart van nieuwe opvangcentra, het gebouwbeheer tijdens de exploitatieduur, de nodige aanpassings- en renovatiewerken en indien nodig de afbouwwerken tijdens sluitingen van centra.

 

Door de exponentiële groei van zijn gebouwnetwerk, is Fedasil momenteel op zoek naar een administratieve versterking van het team Infrastructuur.

 

 

Inhoud

 

Concreet bestaat je takenpakket uit:

• Het administratief voorbereiden, nakijken op volledigheid en opvolgen van interne dossiers overheidsopdrachten ‘werken’;
• Het efficiënt beheer van informatie binnen de dienst, digitalisatie van documenten en correspondentie;
• Verbetering van het huidige elektronische archiveringssysteem;
• Klasseren en archiveren van alle document die relevant zijn voor de dienst;
• Organiseren van interne overlegmomenten en de verslaggeving hierrond;
• Het beheer van de planning van de dienst;
• Opvolging van de facturatie van de overheidsopdrachten ‘werken’, onder andere ook deze met betrekking tot containerunits.
• Back-up van de administratieve collega’s binnen het management team tijdens verlof- en afwezigheidsperiodes
• Aankooporders in sommige gevallen voorbereiden;
• Aanmaken en gebruiken van databases en lijsten in Excel met informatie over infrastructuur (onroerend goed, overheidsopdrachten, enz.);
• Administratief en budgettair beheren van de opleidingen voor collega’s van de dienst;
• Documentatie en tijdschriftabonnementen beheren;
• In samenwerking met je collega's, bepaalde activiteiten organiseren (dienstopdracht in het buitenland, gastlezingen, overlegmomenten, teambuilding, enz;)
• Zorgen voor een goede communicatie tussen jouw dienst en andere interne en externe personen/diensten;
• Samenstellen en regelmatig updaten van de powerpoint presentatie van de dienst
• Zorgen voor een goede ontvangst van nieuwe collega’s in de dienst.

Dit doe je uiteraard niet alleen, je zal zeer nauw samen werken met de (ingenieur-)architecten en het management van het team.

Het gaat om een functie met standplaats op het hoofdkantoor in Brussel.

 

 

 

Profiel

Je hebt een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, waarden en doelgroep. Voor meer info: raadpleeg www.fedasil.be

 

Diploma en ervaring

 

Je hebt een graduaat/bachelor diploma (niveau B).

Je hebt een praktische ervaring van minimum 1 jaar binnen een gelijkaardige functie, opgebouwd in de privé sector of binnen de overheid.

 

 

 

Technische competenties

Vereisten

 

• Skills om verschillende gelijklopende projecten te behandelen.
• Standaard IT-skills (MS Office : Word, Excel,…) zijn een basis gegeven.

 

 

 

Troeven

-              Vlot tweetalig (FR-NL) schrijven en spreken is een grote troef aangezien je in een 2-talige omgeving zal werken.

 

 

Generieke competenties

 

informatie ANalyseren: Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.

PROBLEMEN OPLOSSEN: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing.

Objectieven behalen: Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

ONDERSTEUNEN VANUIT EXPERTISE: Anderen begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.

 

Aanbod

Type overeenkomst

Voltijds contract van onbepaalde duur.

 

De voltijdse arbeidstijd wordt vastgesteld op 38 uur per week.

• Categorie A: Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

 

Er wordt een wervingsreserve opgesteld voor alle types van contracten voor een duur van 2 jaar.

 

 

Plaats van tewerkstelling

FEDASIL - Hoofdzetel

21 Kartuizersstraat

1000 Brussel

 

Loon

Je wordt aangeworven op het niveau B1 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het minimum bruto maandloon bedraagt € 2971(startloon zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van je nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg https://bosa.belgium.be/nl

 

Voordelen

26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).

Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.

Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.

Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.

Valorisatie van nuttige werkervaring.

Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).

Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.

Mogelijkheid tot telewerken.

 

 

Zin om te solliciteren?

Heb je interesse in deze functie en herken je jezelf in het profiel, solliciteer dan via de link in de vacature op www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil. De uiterste datum om te solliciteren is 05/10/2025

Om in overweging genomen te worden, moet je ons volgende zaken bezorgen:

een motivatiebrief;

een gedetailleerd CV (waarmee we competenties en ervaring kunnen beoordelen);

een kopie van het vereiste diploma.

Buitenlands diploma en/of diploma in een andere taal

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan de specifieke pagina van werkenvoor.be.

Solliciteer je voor een functie in een andere taal dan die van je diploma? Let dan goed op, want in sommige gevallen moet je aantonen dat je die taal beheerst door te slagen voor een taaltest! Schrijf je zo snel mogelijk in voor de vereiste test, want het behalen van een taalcertificaat is een voorwaarde voor het selectiegesprek. Controleer of dit op jou van toepassing is door de informatie over buitenlands diploma of diploma in een andere taal' te raadplegen.

Gelieve de nodige certificaten aan je kandidatuur toe te voegen te voegen.

Juridische attesten

Als je weerhouden bent voor de functie, zullen we een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad) algemeen model en model 2 vragen.

Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.

Diversiteit

Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Gelieve in dit geval vooraf de selectieverantwoordelijke te informeren.

 

 

Selectieprocedure

Voorselectie

De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functievereisten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Selectie

De selectietest bestaat uit een selectiegesprek, eventueel voorafgegaan door een schriftelijke test en zal plaatsvinden op 15/10/2025. De contactgegevens van de kandidaten die geslaagd zijn voor de test worden bijgehouden om een wervingsreserve aan te leggen voor alle types van arbeidsovereenkomsten, voor een duur van 2 jaar, voor alle Nederlandstalige centra. De kandidaten die niet geslaagd zijn kunnen gedurende 6 maanden niet deelnemen aan een nieuwe selectieprocedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.

 

Voor bijkomende info, contacteer Mevrouw Janoek Bosschaerts (selectieverantwoordelijke) per mail : janoek.bosschaerts@fedasil.be