Expert administratif/experte administrative secrétariat médical (h/f/x)

      

 

Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (Loi accueil du 12 janvier 2007). Fedasil organise directement ou avec ses partenaires un accueil et un accompagnement de qualité. L'Agence gère également l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non-accompagnés (MENA). Fedasil coordonne les programmes pour le retour volontaire à partir de la Belgique. L'Agence participe à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil. Dans le cadre des différentes initiatives Fedasil veille sur l'intégration des centres d'accueil dans la communauté locale.  

 

Fedasil recrute un/une :

Expert administratif/experte administrative secrétariat médical (h/f/x)

Contrat de remplacement - TEMPS PLEIN

Sélection interne/externe

Numéro de référence : 99999-177 

 

Fonction

But

Vous fournissez un support administratif au service gestion médicale du siège central de Fedasil et vous contribuez à une bonne communication et à une organisation efficace de ce service.

 

Contexte

 

Vous travaillez au sein du service « gestion médicale » de la direction services opérationnels au siège central de Fedasil. L'équipe est dirigée par le médecin coordinateur médical à qui vous rendez directement compte.

Au sein du service médical, vous travaillez en étroite collaboration avec le personnel infirmier, un médecin-conseil, les coordinatrices/coordinateurs psychosociaux et un responsable eHealth.

Vous travaillerez également en étroite collaboration avec les collègues du secteur médical de la région d'accueil Nord et Sud.

 

Contenu

Vous aidez la cellule médicale du siège central et des régions à accomplir ses tâches administratives :

 

• Vous contribuez à la bonne organisation et à la fluidité du traitement des demandes médicales reçues par téléphone ou par courrier. Vous êtes responsable de la gestion des deux boîtes mail partagées.

 

• Vous êtes en charge de chercher, préparer, classer et archiver correctement des dossiers médicaux.

 

• Vous assistez les médecins de la cellule gestion médicale dans leur travail de recherche, lequel comprend entre autres les données liées la procédure (statut des demandes d'asile, demande 9 ter, procédure Dublin…), les adresses de résidence des demandeurs d'asile, le diagnostic de la tuberculose… Et ce toujours dans le respect du secret professionnel.

 

• Vous assurez la préparation des réunions médicales et des réunions du personnel, la rédaction des procès-verbaux de ces réunions…

 

• Vous contribuez à l'organisation de formations et de réunions médicales centralisées, par exemple en réservant des salles, en envoyant des invitations et en assurant le suivi des inscriptions…

 

• Sur le serveur partagé, vous contribuez à la numérisation, à l'organisation logique et au stockage des documents médicaux, des rapports, des outils de travail… pour la cellule gestion médicale.

 

• Vous tenez à jour les listes de contacts de la cellule gestion médicale, par exemple la liste des contacts des structures d'accueil actuelles ou nouvelles…

 

• Vous assurez l'envoi et/ou le partage des documents médicaux, des listes de dépistage de la tuberculose, des instructions et des protocoles médicaux, des lettres d'info… pour les services médicaux des centres fédéraux et les coordinatrices/coordinateurs médicaux des partenaires d'accueil.

 

• Vous participez à la préparation des dossiers pour les marchés publics médicaux ainsi qu'au suivi de leur attribution.

 

• Vous participez à la gestion du stock central du matériel médical : inventaire, contrôle régulier du stock, encodage du matériel médical, préparation des bons de commande, organisation du transport et des livraisons, etc.

 

• À la demande du coordinateur médical général, vous aidez la cellule gestion médicale ainsi que l'équipe médicale et de dépistage de la tuberculose du dispatching dans d'autres tâches administratives en fonction des besoins.

 

• Vous aidez le responsable E-health à intégrer des documents médicaux dans le logiciel médical et à préparer un nouveau marché public.

 

 

Profil

Vous avez un intérêt particulier pour Fedasil, son fonctionnement, ses valeurs et son groupe cible. Pour plus d'infos : consultez www.fedasil.be.

 

Diplôme et expérience

Vous êtes titulaire d'un bachelier/graduat.

Une formation complémentaire et/ou une expérience professionnelle dans un secrétariat médical est souhaitable.

 

Compétences techniques

Exigences

 

Une expérience professionnelle en administration médicale ainsi qu’avec le groupe cible est souhaitable.

 

Vous avez des compétences informatiques pratiques, vous maîtrisez les logiciels courants (Word, Excel, PowerPoint, etc.) et vous avez de l'expérience en matière de traitement des données

 

 

Atouts

Vous avez une excellente connaissance du français et une connaissance approfondie du néerlandais (tant à la lecture qu'à l'écriture et à l'oral).

 

 

 

Compétences génériques

 

Offre

Type de convention

Contrat de remplacement.  A temps plein. Le temps de travail à temps plein est fixé à 38h par semaine.

Catégorie A : Système reposant sur un horaire de travail de type administratif avec des plages fixes et variables et des prestations de 7h36 par jour, du lundi au vendredi.

 

Une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail est constituée pour une durée de 2 ans.

 

Lieu du travail

FEDASIL

Rue des Chartreux, 21

1000 Bruxelles

 

 

Salaire

 

Vous serez embauché dans un niveau B1 avec le barème salarial qui s'applique à votre situation. Le salaire mensuel minimal est € 2971,93  (salaire de départ sans ancienneté sur la base d'un contrat de travail à temps plein, à l'indice actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de vos expériences professionnelles. Si vous souhaitez en savoir plus n'hésitez pas à consulter https://bosa.belgium.be/fr

 

Avantages

 

26 jours de congé sur une base annuelle (à l'entrée en service et au prorata des prestations et du régime de travail).

Gratuité du transport en commun pour vos déplacements domicile - lieu de travail.

Possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo.

Chèques-repas électroniques.

Offres intéressantes grâce à une carte de réduction fédérale.

Assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux. 

Possibilité de valorisation pécuniaire de l'expérience professionnelle pertinente.

Nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail).

Pension complémentaire sous la forme d’une assurance groupe.

Possibilité de télétravail.

 

Vous souhaitez postuler ?

Vous êtes intéressé par cette fonction et vous vous reconnaissez dans le profil recherché ?

Posez votre candidature au plus tard le 25/05/2025  avant MINUIT en complétant le formulaire de candidature en ligne sur www.fedasil.be/fr/travailler-fedasil, et en y joignant les documents exigés.

 

Pour que votre candidature soit prise en considération, votre dossier de candidature doit être COMPLET et contenir les documents suivants :

• une lettre de motivation
• un CV détaillé et actualisé (nous permettant d'évaluer les exigences académiques et vos expériences)
• une copie du diplôme exigé

Diplôme étranger

Si le diplôme exigé pour la fonction a été obtenu à l'étranger vous devez joindre une équivalence de votre diplôme étranger délivré par l'une des communautés.

Pour plus d'informations, consultez le site Internet sur l’équivalence de la Fédération Wallonie-Bruxelles www.equivalences.cfwb.be.

La connaissance du français

Si vous avez obtenu votre diplôme dans une autre langue que le français, vous devez disposer du certificat linguistique article 7 obtenu auprès du Selor. Ce certificat témoigne de votre réussite à un examen portant sur la connaissance du français et est nécessaire pour pouvoir être engagé à la présente fonction. Veuillez ajouter ce certificat à votre candidature. Pour plus d'informations, consultez  www.travaillerpour.be

Attestations juridiques

Si vous êtes sélectionné pour la fonction, les certificats de bonne vie et mœurs (extraits casier judiciaire), modèle général et modèle 2, vous seront demandés.

Vous devez par ailleurs satisfaire la législation concernant l'accès au territoire belge et être en possession des permis de travail requis. Si vous n'êtes pas un ressortissant belge, vous devez pouvoir présenter les documents appropriés dans le cas où vous avez été retenu pour la fonction.

Diversité

Fedasil souhaite promouvoir la diversité et encourage, entre autres, les personnes présentant un handicap à poser leur candidature. Si vous présentez un handicap, vous pouvez demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Merci d’en informer au préalable le responsable de la sélection.

 

 

 

 

 

Procédure de sélection

Présélection

La commission de sélection évalue toutes les candidatures. La présélection s'effectue sur la base de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation, diplôme + équivalence et attestation si nécessaire). Seuls les candidats dont le profil correspond le mieux aux exigences de la fonction seront invités à l'entretien de sélection.

Sélection

L’épreuve de sélection consiste en un entretien de sélection, éventuellement précédé d’un test écrit, la date de l’épreuve sera 03/06/2025. Les coordonnées des candidats qui ont réussi l’épreuve seront sauvegardées pour constituer une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail, et ce pour une durée de deux ans. Les candidats qui n'ont pas réussi ne peuvent plus se présenter dans les 6 mois si une nouvelle procédure de sélection pour une fonction similaire dans le même niveau devait s'organiser.

 

Toutes les informations complémentaires peuvent être obtenues auprès de Hanna Bortier, Chargée de sélection, par email : hanna.bortier@fedasil.be