Administratief deskundige medisch secretariaat (m/v/x)

    

 

Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere vreemdelingen die recht hebben op opvang (‘Opvangwet’ van 12 januari 2007). Het Agentschap organiseert, rechtstreeks of via zijn partners, kwaliteitsvolle opvang en begeleiding en staat ook in voor de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de organisatie van vrijwillige terugkeer naar de herkomstlanden. Het Agentschap ondersteunt de uitwerking en voorbereiding van het opvangbeleid en wil bijdragen aan een correcte beeldvorming, de maatschappelijke aanvaarding en de uitvoering van een rechtvaardig migratiebeleid.

 

Fedasil zoekt:

Administratief deskundige medisch secretariaat (m/v/x)

Vervangingscontract - VOLTIJDS

Interne / externe selectie

Referentienummer: 99999-177 

 

Functie

Doel

Je biedt administratieve ondersteuning aan de dienst medisch beheer op de hoofdzetel van Fedasil en je draagt bij tot een goede communicatie en efficiënte organisatie van deze dienst.

 

Context

 

Je werkt op de dienst ‘medisch beheer’ binnen de directie operationele diensten op de hoofdzetel van Fedasil. Het team wordt geleid door de arts medisch coördinator aan wie je rechtstreeks verantwoording geeft.

Binnen de medische dienst, zal je nauw samenwerken met de collega’s verpleegkundigen, een adviserend geneesheer, de psycho-sociale coördinatoren en een eHealth verantwoordelijke.

Ook zal je nauwe contacten onderhouden met de medische collega’s in de opvang regio Noord en Zuid.

 

Inhoud

Je staat de medische cel van de hoofdzetel en in de regio’s bij in het uitvoeren van hun administratieve taken:

 

• Je draagt bij tot de goede organisatie en vlotte flow van de medische vragen die binnen komen per telefoon of mail. Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de 2 gemeenschappelijke mailboxen.

 

• Je bent verantwoordelijk voor het opzoeken, voorbereiden, klasseren en correct archiveren van medische dossiers

 

• Je helpt de artsen van de cel medisch beheer met opzoekwerk, o.a. proceduregegevens (stand van zaken asielaanvraag, 9 ter aanvraag, Dublin procedure…) , verblijfsadressen van asielzoekers, TBC status… steeds met respect voor het medisch beroepsgeheim.

 

• Je zorgt voor het voorbereiden van medische vergaderingen en stafvergaderingen, het opmaken van het verslag van deze vergaderingen…

 

• Je helpt met de organisatie van centrale medische vormingen en vergaderingen, zoals bvb het reserveren van zalen, versturen van uitnodigingen en bijhouden van inschrijvingen …

 

• Je draagt bij tot het digitaliseren, logisch ordenen en bijhouden van medische documenten, verslagen, werkinstrumenten… voor de cel medisch beheer op de gemeenschappelijke server

 

• Je houdt de contactlijsten van de cel medisch beheer up to date, zoals bvb. de contactlijst van bestaande en nieuwe opvangstructuren…

 

• Je verzekert de verzending en/of het beschikbaar stellen van medische documenten, TBC screeningslijsten, medische instructies en protocollen, nieuwsbrieven… aan de medische diensten van de federale centra en aan de medisch coördinatoren van de opvangpartners

 

• Je staat mee in voor opmaken van dossiers voor centrale medische openbare aanbestedingen, alsook het opvolgen van de gunning ervan

 

• Je helpt mee met het beheer van de centrale stock met medisch materiaal, zoals het opmaken van een inventaris, het regelmatig controleren van de stock, het coderen van medisch materiaal, het opmaken van bestelbonnen, het regelen van transport en leveringen…

 

• Op vraag van de algemeen medisch coördinator, sta je de cel medisch beheer en de medische en TBC screenings ploeg van de dienst dispatching bij met andere administratieve taken in functie van de noden.

 

• Ondersteuning van de E-health verantwoordelijke voor het integreren van medische documenten binnen de medische software en het voorbereiden van een nieuwe Openbare Aanbesteding.

 

 

 

 

 

Profiel

Je hebt een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, waarden en doelgroep. Voor meer info: raadpleeg www.fedasil.be

 

Diploma en ervaring

Je bent houder van een Bachelor/Graduaat.

Een bijkomende opleiding en/of werkervaring in ‘medisch secretariaat’ is wenselijk

 

Technische competenties

Vereisten

 

Een professionele ervaring terzake en met de doelgroep is wenselijk.

 

Je beschikt over praktische computervaardigheden en je kunt vlot overweg met de courante software – zoals Word, Excel, Powerpoint…-  en je hebt ervaring met dataverwerking

 

 

Troeven

Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en een grondige kennis van het Frans (zowel lezen, schrijven als spreken)

 

 

 

Generieke competenties

 

INFORMATIE INTEGREREN: Leggen van verbanden tussen verschillende gegevens, genereren van alternatieven en trekken van sluitende conclusies.

 

MEDEWERKERS MOTIVEREN: Erkennen van de kwaliteiten van de medewerkers, hen stimuleren in het nemen van initiatieven door hen verantwoordelijkheden toe te kennen en de eigen leiderschapsstijl aan hen aan te passen.

 

OBJECTIEVEN BEHALEN: Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

 

ADVISEREN: Advies geven aan zijn/haar gesprekspartners en een vertrouwensband met hen opbouwen op basis van zijn/haar expertise.  

 

 

Aanbod

Type overeenkomst

Voltijds vervangingscontract. De voltijdse arbeidstijd wordt vastgesteld op 38 uur per week.

Categorie A: Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

 

Er wordt een wervingsreserve opgesteld voor alle types van contracten voor een duur van 2 jaar.

 

 

Plaats van tewerkstelling

FEDASIL - Hoofdzetel

21 Kartuizersstraat

1000 Brussel

 

Loon

Je wordt aangeworven op het niveau B1 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het minimum bruto maandloon bedraagt € 2971,93 (startloon zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van je nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg https://bosa.belgium.be/nl

 

Voordelen

26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).

Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.

Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.

Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.

Valorisatie van nuttige werkervaring.

Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).

Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.

Mogelijkheid tot telewerken.

 

 

Zin om te solliciteren?

Herken je jezelf in het profiel dat we zoeken en heb je interesse in deze functie?

Dien je kandidatuur in tegen uiterlijk 25/05/2025 voor MIDDERNACHT via het sollicitatieformulier dat je online vindt op https://www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil en voeg de gevraagde documenten toe.

 

Om in overweging genomen te worden, moet je ons volgende zaken bezorgen:

• een motivatiebrief
• een gedetailleerd CV (waarmee we diplomavoorwaarden en ervaring kunnen beoordelen)
• een kopie van het vereiste diploma

Buitenlands diploma

Indien je het vereiste diploma in het buitenland hebt behaald, moet je een gelijkwaardigheidsattest toevoegen, uitgereikt door een van de gemeenschappen. Voor meer informatie, raadpleeg www.equivalences.cfwb.be of www.naricvlaanderen.be.

Kennis van het Nederlands

Je moet houder zijn van een diploma in het Nederlands, uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling of van een ander land in zoverre het onderwijs in het Nederlands verliep. Zoniet, moet je het bewijs toevoegen dat je geslaagd bent voor een taalexamen Nederlands van Selor. Voor meer informatie, raadpleeg https://werkenvoor.be/nl

Juridische attesten

Als je weerhouden bent voor de functie, zullen wij een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad), algemeen model en model 2 vragen.

Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.

Diversiteit

Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Gelieve in dit geval vooraf de selectieverantwoordelijke te informeren.

 

Selectieprocedure

Voorselectie

De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functievereisten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Selectie

De selectietest bestaat uit een selectiegesprek, eventueel voorafgegaan door een schriftelijke test, op 03/06/2025. De contactgegevens van de kandidaten die geslaagd zijn voor de test worden bijgehouden om een wervingsreserve aan te leggen voor alle types van arbeidsovereenkomsten, voor een duur van 2 jaar, voor alle Nederlandstalige centra. De kandidaten die niet geslaagd zijn kunnen gedurende 6 maanden niet deelnemen aan een nieuwe selectieprocedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.

 

Voor bijkomende info, contacteer Hanna Bortier (selectieverantwoordelijke) per mail : hanna.bortier@fedasil.be