Coordinateur du service vie quotidienne (h/f/x)

Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de la protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont droit à l'accueil (‘Loi accueil’ du 12 janvier 2007). L’Agence organise directement, ou avec ses partenaires, un accueil et un accompagnement de qualité, ainsi que l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (MENA). Fedasil coordonne le programme de retour volontaire vers les pays d’origine. L’Agence participe également à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil, et œuvre à une image correcte de la migration, à l'intégration sociale et à une politique de migration équitable.

 Fedasil cherche un

Coordinateur du service vie quotidienne (h/f/x)

Pour le centre d’observation et d’orientation de Neder-over-Heembeek (NOH)

Sélection interne & externe / réserve  Numéro de référence : 9026/361

 

Fonction

But

Travailler pour Fedasil, c'est travailler avec des personnes. Nos équipes du centre s'occupent des besoins élémentaires des résidents et leurs apportent un accompagnement social, juridique, médical et psychologique. En tant qu'organisation, nous travaillons ensemble de manière transversale à la même stratégie et le même objectif : un accueil et un accompagnement de qualité pour nos résidents, via nos propres centres d'accueil ou les structures d'accueil de nos partenaires. À cette fin, nous collaborons également de manière intensive avec différents partenaires.

Vous êtes chargé de la direction journalière du service « vie quotidienne ». Vous dirigez l’équipe en vue d’atteindre des résultats et vous soutenez le développement professionnel des collaborateurs. Vous êtes responsable de coordonner et de planifier le travail du service vie quotidienne. Ce service est responsable de la vie quotidienne des résidents, de l’accueil des résidents, de l’administration des résidents et des initiatives de quartier. Vous donnez des conseils stratégiques et des informations au directeur (adjoint) en ce qui concerne les domaines spécifiques de votre service, la structure organisationnelle et les processus.

Contexte

Le centre d’accueil de Neder-Over-Heembeek est un centre d’accueil fédéral géré par Fedasil avec une capacité de 70 places pour MENA. Il est l'un des centres d'observation et d'orientation pour mineurs étrangers non accompagnés en Belgique. Le centre offre un premier accueil aux mineurs étrangers qui arrivent dans notre pays sans famille. Après quelques semaines d'observation, les jeunes sont envoyés dans une autre structure, dans une place d'accueil adéquate.

Une équipe de près de 45 collaborateurs, répartis en plusieurs services est présente pour assurer l’encadrement de ces personnes et réaliser les différentes missions du centre. Le centre ne prévoit pas uniquement les besoins quotidiens de base (tels que logement, nourriture et vêtements) mais les jeunes reçoivent également une assistance sociale, juridique, médicale et psychologique.

Les membres du personnel assurent l'encadrement des résidents et ont différentes tâches et différents profils. Ensemble, ils constituent les divers services du centre : l'accueil, le service social, le service médical, le service technique-logistique, l'administration, le service accompagnement scolaire et animation (initiatives de quartier), les éducateurs, ... (Si vous souhaitez apprendre davantage sur ce centre, nous vous conseillons de consulter : www.fedasil.be ).

En tant que chef de service, vous travaillez au sein du Service Vie Quotidienne composé d’accompagnateurs et de deux chefs de service.

Contenu

Vous travaillerez en bonne collaboration avec le deuxième coordinateur du service Vie Quotidienne. Vous assurerez directement la gestion de l’équipe éducative de jour et le suivi des jeunes. Alors que l’autre coordinateur s’occupera du suivi journalier des jeunes et du terrain lorsqu’il n’est pas là.

En tant que chef de service Vie Quotidienne :

• Vous veillez à la bonne exécution des tâches au sein de ce service ; vous soutenez et suivez les actions dans le cadre du bien-être psychosocial des résidents. Vous gardez une vue d’ensemble des activités et vous gérez le budget correspondant. Vous suivez les contrôles internes, vous préparez les plannings et déléguez des tâches spécifiques aux membres de l’équipe.

Vous soutenez la direction quotidienne du service ; vous rédigez des descriptions de processus et des instructions internes, vous suivez les instructions de la direction et du siège central, vous les concrétisez dans le fonctionnement du service et vous en faites l’évaluation. Vous faites un rapport au directeur (adjoint).

• Vous mettez en place, avec le binôme, une diversité d’activités dans le planning.

Vous êtes présent aux activités externes qui nécessitent la présence d’un coordinateur.

• Vous établissez les horaires de travail, vous contrôlez les heures et les demandes de congé et vous êtes en charge des cycles d’évaluation des membres de l’équipe. Vous motivez, coachez et évaluez les membres de l’équipe et vous êtes disponible pour eux en cas de question et de problèmes. Vous planifiez également des réunions d’équipe sur base régulière et vous les prévenez.
• Vous aidez votre équipe dans l’exécution pratique de leurs tâches. En tant que chef de service, vous assurez l’occupation minimale et intervenez si nécessaire. Vous soutenez les membres de votre équipe en cas de suivis difficiles, vous supervisez les situations problématiques et vous offrez l’aide nécessaire.
• Vous participez aux réunions avec d’autres services internes pour renforcer la coopération.
• Vous participez aux réunions staff. Vous coordonnez les préparatifs du Plan d’action annuel et vous collaborez à son exécution. Vous assistez au Briefing du personnel.
• Vous assurez le terrain comme un accompagnateur social en cas de manque de personnel. Vous accompagnez et faites le suivi des groupes en interne.
• Vous êtes responsables des suivis pédagogiques en cas de conflits ou d’incidents. Vous veillez à ce que la vision pédagogique autour de l’approche restaurative et la nouvelle autorité soit soutenue par l’équipe.

• Vous êtes joignable à tour de rôle en dehors des heures de travail pour les urgences (incidents, problèmes multidisciplinaires …)

En tant que responsable d’initiatives de quartier :

• Vous représentez NOH dans des réunions avec des partenaires externes.
• Vous êtes responsable de la bonne gestion des différents canaux d’information et veillez à mettre en oeuvre une stratégie de communication cohérente : Cela comprend notamment les activités suivantes : offrir votre expertise lors du plan de développement interne en concertation avec votre Direction, veiller à l’utilisation effective et efficace de nos différents canaux de communication (I-net, communications internes…), promouvoir la communication horizontale, verticale et diagonale au sein de l’organisation, se former continuellement en matière de communication (interne), SPOC avec le siège central , gestion de la communication envers les résidents (gestion des projets avec les partenaires et développement d’outils informatifs pour le groupe cible)
• Vous diffusez les informations concernant la politique d’accueil des demandeurs d’asile, afin de stimuler la bonne compréhension auprès de la population. Cela comprend notamment les activités suivantes: offrir votre expertise lors du plan de développement externe en concertation avec votre Direction, gérer la communication externe (réseaux sociaux, site web, boite mail générale, newsletter…), faire le suivi des mails et plaintes externes, organiser et accompagner les visites guidées, représenter le centre pendant les activités externes, entretenir les relations publiques avec les partenaires, jouer un rôle actif en terme de sensibilisation au sujet de la politique d’accueil du centre et de l’Agence
• Vous développez et exécutez un programme d’activités en collaboration avec les autres services du centre, afin d’intégrer le centre dans son voisinage. Cela comprend notamment les activités suivantes: établir un planning et budget en collaboration avec la Direction Communication, organiser et coordonner les activités, informer les groupes cibles, évaluer les activités
• Vous soutenez les collaborateurs et les équipes de tout le centre afin d’améliorer la qualité de la communication interne et externe. Cela comprend notamment les activités suivantes: fournir conseil et assistance aux collaborateurs lors de la rédaction de communication, rédaction définitive et révision linguistique des textes, offrir un soutien de formation dans le domaine de la communication pour les collaborateurs du centre.

• Vous mettez en place des partenariats avec des organisations et associations afin d’assurer une diversité dans les activités proposées aux résidents et afin d’ouvrier le centre vers l’extérieur.
• Vous êtes également chargé de recruter et d’encadrer des bénévoles et des stagiaires.
• De même, vous coordonnez et gérez la communication externe du centre à travers ses différents canaux (lettres d’information locales, page web et page Facebook).
• Vous organiserez et animerez des rencontres avec des individus ou groupes visitant le centre.
• Vous organisez et animez différents évènements (Portes Ouvertes…)

Profil

Vous avez un intérêt particulier pour Fedasil, ses valeurs et son code déontologique, son organisation, son groupe cible, ses différents partenaires. Pour toutes les informations : consultez www.fedasil.be 

Diplôme et expériences

Vous êtes titulaire d'un bachelier / graduat.

Vous avez une première expérience professionnelle pertinente en coordination d’équipe.

Compétences techniques

Exigences

Vous êtes un bon communiquant et à l’aise dans la rédaction de contenus.

Vous avez de très bonnes capacités analytiques et critiques et vous êtes capable de réfléchir de manière à résoudre les problèmes. Vous êtes familier avec les processus de dynamique de groupe et avec le travail dans un environnement multidisciplinaire. Vous savez motiver et réunir des personnes dans le cadre d’une approche commune orientée vers des résultats. Vous êtes enthousiaste, flexible et convaincant et vous disposez de bonnes capacités de communication.

Vous êtes familier avec la vision du travail préventif et restauratif.

Vous avez des connaissances sur la procédure d’asile/ la loi d’accueil et du réseau d’accueil. L’expérience acquise dans le secteur de l’asile et vivement recommandée.

Vous avez des affinités avec/ de l’intérêt pour le public accueilli : multiculturel, personnes vulnérables…

Vous avez de bonnes connaissances de MS Office : Word, Excel, Outlook, Powerpoint… 

Atouts

Vous avez une première expérience en gestion de projets.

Vous êtes capable de mobiliser un réseau de partenaires et bénévoles.

Vous avez des connaissances en management et en évaluation des collaborateurs.

Vous travaillez dans un environnement bilingue.  Vous avez de bonnes connaissances du néerlandais.

Compétences génériques

ANALYSER l’information: Analyser de manière ciblée les données et juger d'un oeil critique l'information.

ATTEINDRE LES OBJECTIFS: S'impliquer et démontrer de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

RESOUDER DES PROBLEMES: Traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre les solutions.

SOUTENIR PAR L’EXPERTISE: Accompagner les autres, sert de modèle et les soutenir dans leur fonctionnement quotidien. 

OFFRE

Type de convention

• Contrat à durée indéterminée à temps-plein (38h/ semaine).
• Une réserve de recrutement pour tout type de contrats de travail est constituée pour une durée minimum de 2 ans. Cette réserve peut également être utilisée par d’autres centres d’accueil.
• Catégorie A : système reposant sur un horaire de travail de type administratif avec des plages fixes et variables et des prestations de 7h36 par jour, du lundi au vendredi.

Lieu du travail

Centre d'accueil Neder-Over-Heembeek,

Rue Bruyn 11  

1120 Neder-Over-Heembeek  info.noh@fedasil.be

Salaire

Vous serez embauché comme Expert dans le niveau B1 avec le barème salarial qui s'applique à votre situation. Le salaire mensuel minimal est de 2 971,53 € (salaire de départ sans ancienneté sur la base d'un contrat de travail à temps plein, à l'indice actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de vos expériences professionnelles. Si vous souhaitez en savoir plus n'hésitez pas à consulter  https://bosa.belgium.be/fr

Avantages

26 jours de congé sur une base annuelle (à l'entrée en service et au prorata des prestations et du régime de travail).

Gratuité du transport en commun pour vos déplacements domicile - lieu de travail.

Possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo.

Chèques-repas électroniques.

Offres intéressantes grâce à une carte de réduction fédérale.

Assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux. 

Possibilité de valorisation pécuniaire de l'expérience professionnelle pertinente.

Nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail).

Pension complémentaire sous la forme d’une assurance groupe.

VOUS SOUHAITEZ POSTULER ?

Vous êtes intéressé par cette fonction et vous vous reconnaissez dans le profil recherché ? Posez votre candidature au plus tard le 24/04/2025 avant MINUIT en complétant le formulaire de candidature en ligne sur www.fedasil.be/fr/travailler-fedasil, et en y joignant les documents exigés.

Pour que votre candidature soit prise en considération, votre dossier de candidature doit être COMPLET et contenir les documents suivants :

• Une lettre de motivation;
• Un CV détaillé et actualisé (nous permettant d'évaluer les exigences académiques et vos expériences);
• Une copie du diplôme exigé.

Diplôme étranger

Si le diplôme exigé pour la fonction a été obtenu à l'étranger vous devez joindre une équivalence de votre diplôme étranger délivré par l'une des communautés.

Pour plus d'informations, consultez le site Internet sur l’équivalence de la Fédération Wallonie-Bruxelles www.equivalences.cfwb.be.

La connaissance du français

Si vous avez obtenu votre diplôme dans une autre langue que le français, vous devez disposer du certificat linguistique article 7 obtenu auprès de Bosa. Ce certificat témoigne de votre réussite à un examen portant sur la connaissance du français et est nécessaire pour pouvoir être engagé à la présente fonction. Veuillez ajouter ce certificat à votre candidature. Pour plus d'informations, consultez  www.travaillerpour.be

Attestations juridiques

Si vous êtes sélectionné pour la fonction, les certificats de bonne vie et mœurs (extraits casier judiciaire), modèle général et modèle 2, vous seront demandés.

Vous devez par ailleurs satisfaire la législation concernant l'accès au territoire belge et être en possession des permis de travail requis. Si vous n'êtes pas un ressortissant belge, vous devez pouvoir présenter les documents appropriés dans le cas où vous avez été retenu pour la fonction. 

Diversité

Fedasil souhaite promouvoir la diversité et encourage, entre autres, les personnes présentant un handicap à poser leur candidature. Si vous présentez un handicap, vous pouvez demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Merci d’en informer au préalable le responsable de la sélection. 

PROCEDURE DE SELECTION

Présélection

La commission de sélection évalue toutes les candidatures. La présélection s'effectue sur la base de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation, diplôme + équivalence et attestation si nécessaire). Seuls les candidats dont le profil correspond le mieux aux exigences de la fonction seront invités à l'entretien de sélection.

Sélection

L’épreuve de sélection consiste en un entretien de sélection, éventuellement précédé d’un test écrit, durant la semaine du 05/05/2025. Les coordonnées des candidats qui ont réussi l’épreuve seront sauvegardées pour constituer une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail, tous les centres Fedasil francophones et ce pour une durée de deux ans. Les candidats qui n'ont pas réussi ne peuvent plus se présenter dans les 6 mois si une nouvelle procédure de sélection pour une fonction similaire dans le même niveau devait s'organiser.

Toutes les informations complémentaires peuvent être obtenues auprès de Hachimiya Ahamada, gestionnaire RH du centre de NOH, par email : timewebnoh@fedasil.be