Un Organisation Coordinator (H/F/X)

         

 

Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (« Loi accueil » du 12 janvier 2007). Fedasil organise, directement ou avec ses partenaires, un accueil et un accompagnement de qualité. L'Agence gère également l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (les « Mena »). Fedasil coordonne les programmes pour le retour volontaire à partir de la Belgique. Fedasil participe aussi à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil. Dans le cadre de différentes initiatives, Fedasil veille à l'intégration des centres d'accueil dans leur communauté locale.

Fedasil recrute

Un Organisation Coordinator

Service POM – Projets stratégiques & Organisation Management

Direction Stratégie & Organisation

Niveau A1

Numéro de référence : 20250902-99999-191

 

 

Fonction

But

Fedasil cherche une personne enthousiaste pour contribuer à la mise en place d’une nouvelle culture organisationnelle au sein de l’Agence. En tant qu’Organisation Coordinator, vous accompagnerez différents services dans leur réorganisation structurelle dans le but de renforcer la collaboration, l’amélioration continue et l’efficience. Vous animerez des ateliers participatifs pour stimuler les transformations afin d’être un moteur important pour améliorer la culture organisationnelle et la maturité de l’Agence en la matière.

Contexte

 

Le nouveau plan de management souligne l’importance de développer une organisation interne performante. Pour répondre à ce besoin important, la direction Stratégie & Organisation s’est réorganisée et a créé un nouveau service appelé POM (Projets stratégiques & Organisation Management). Ce nouveau service a une double mission : d’une part de coordonner les projets stratégiques de l’agence et d’autre part de mener des projets et activités pour renforcer notre organisation. Votre rôle se focalise sur cette seconde mission : stimuler des réorganisations structurelles au sein des services et enraciner une nouvelle culture organisationnelle, en stimulant les différentes dimensions qui la constituent. Vos activités sont transversales et sont bien sûr réalisées en parfaite collaboration avec les autres directions de l’agence.

 

Le focus principal donné par la direction générale pour cette nouvelle culture organisationnelle est double :

• Stimuler la participation et la bonne collaboration lors de la réalisation de tâches et d’activités
• Renforcer l’amélioration continue et l’efficience en proposant une approche agile, en avançant par étapes.

 

 

 

Contenu

 

Vous faites partie de la Direction Stratégie & Organisation, vous collaborez avec le Project & Organisation Manager.

 

En tant que Organisation Coordinator, vous êtes responsable de stimuler et coordonner les dynamiques de transformations organisationnelles des différentes directions, avec un focus plus particulier sur les transformations de structure et de culture.

 

Tâches

 

• Vous identifiez et proposez les changements importants en termes de structure et d’organigramme au sein des différents services et départements, en étroite collaboration avec les départements concernés.
  • Vous accompagnez ces services et départements dans la clarification de leur organigramme actuel, de la raison d’être des différents départements et services, et à la répartition des tâches au sein de ceux-ci.
  • Vous accompagnez ces services et départements dans l’identification de leur organigramme futur
  • Vous accompagnez ces services et départements dans la mise en place du changement pour concrétiser la nouvelle structure proposée

 

• Vous identifiez et proposez les changements importants concernant les organes de concertation tactique, opérationnels et stratégiques, en étroite collaboration avec les services et départements concernés.
  • Vous accompagnez ces services et départements dans la clarification de leurs organes actuels et de leur raison d’être.
  • Vous accompagnez ces services et départements dans l’identification de leurs organes futurs
  • Vous accompagnez ces services et départements dans la mise en place du changement pour mettre en place les organes proposés

 

• Vous stimulez et coordonnez la mise en place de « Cercles» au sein de l’agence. Les cercles sont des organes de décision multidisciplinaire et transversaux qui ont une légitimité propre. Quelques cercles ont déjà démarré mais leur fonctionnement optimal doit encore être soutenu et stimulé. D’autres cercles doivent être mis en œuvre et vous y contribuerez activement.

 

• Vous coordonnez la mise en place de différents ateliers participatifs au sein de l’Agence et vous les facilitez en collaboration avec le Projects & Organisation Manager. Ceux-ci visent à identifier les comportements souhaitables pour concrétiser une meilleure collaboration au sein de l’agence, ainsi qu’une approche agile et efficience

 

• Vous travaillez en concertation avec des groupes de travail, des chefs de services et de département, des collaborateurs de terrain, des collaborateurs de staff et d’autres parties prenantes pour contribuer à l’enracinement d’une nouvelle culture organisationnelle.

 

• Vous dirigez vous-même certains projets de transformation organisationnelle.

 

• Vous assurez la mise en place de plans d’action concrets, et réalisez le suivi de sa mise en œuvre, son évaluation et son réajustement. Vous veillez à un cycle d’amélioration continue des transformations réalisées (Plan, Do, Check, Act).

 

• Vous avez un goût prononcé pour les techniques d’animation de groupes et d’intelligence collective et voulez apprendre et mettre en œuvre ces pratiques

 

• Vous assurez une vue transversale et prenez en compte les interdépendantes pour proposer une approche cohérente au niveau de l’Agence et des différentes directions dans les adaptations proposées
• Vous réalisez une consolidation et un reporting à la direction de l’avancement et des difficultés éventuelles
• Vous soutenez l’allocation de moyens aux projets et transformations envisagées et aidez à fixer les priorités en lien avec les plans opérationnels des différents services des directions impliquées.
• Vous participez au coaching des personnes impliquées pour la mise en œuvre de cette nouvelle culture
• En collaboration avec les différentes directions, vous renforcez la communication des réalisations auprès de différentes parties prenantes (collègues, stakeholders,…). Vous êtes une personne relais pour cette activité au sein de l’organisation.
• Vous veillez à une documentation claire et mise à disposition d’un reporting des activités réalisées, ainsi que le développement d’outils comme des manuels, des fiches…

 

Profil

Vous avez un intérêt particulier pour Fedasil, ses valeurs et son code déontologique, son organisation, son groupe cible et ses différents partenaires (pour toutes les informations : consultez www.fedasil.be).

 

 

Diplôme et expérience

Vous êtes titulaire d'un master/licence et disposez d'une expérience professionnelle pertinente dans une fonction similaire. Une formation en gestion de projet et/ou en lean management de type Green Belt est un atout.

 

Compétences techniques

Exigences

 

Vous faites le suivi des projets et vous les coordonnez.

Vous êtes capable de diriger et de motiver des personnes dont vous n’êtes pas le responsable hiérarchique.

Vous utilisez des outils pour mesurer la progression des activités réalisées et les évaluer.

Vous êtes capable de travailler avec des collaborateurs internes et/ou externes en vue d'échanger et en accordant de l'attention aux objectifs communs.

Vous avez de bonnes compétences rédactionnelles.

Vous établissez et maintenez des contacts harmonieux avec les différentes parties prenantes.

Vous êtes flexible, diplomate, collégial(e) et faites preuve d'initiative.

Vous aimez travailler en équipe, vous créez un esprit d'équipe et vous encouragez le partage d'opinions et d'idées et la recherche de solutions en cas de conflits entre collègues.

Vous êtes capable de travailler de manière autonome.

Vous avez de bonnes connaissances de base du pack Office (Word, Excel, Access, PowerPoint).

 

Atouts

Vous avez de préférence une connaissance du fonctionnement du réseau d'accueil et des différents partenaires de l'accueil.

Vous avez des connaissances en matière de transformations organisationnelles et de dynamiques des organisations.

Vous avez de l’expertise en facilitation de groupes et en intelligence collective

Vous avez une bonne connaissance du néerlandais étant donné que l'environnement de travail est bilingue français-néerlandais.

 

 

Compétences générales

INTÉGRER L'INFORMATION : établir des liens entre diverses données, concevoir des alternatives et tirer des conclusions adéquates.

MOTIVER LES COLLABORATEURS : reconnaître les qualités des collaborateurs, les stimuler à prendre des initiatives en leur donnant des responsabilités et en adaptant son propre style de leadership.

ATTEINDRE LES OBJECTIFS : s'impliquer et démontrer la volonté et l'ambition afin de générer des résultats et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

CONSEILLER : fournir des conseils à ses interlocuteurs et développer avec eux une relation de confiance basée sur son expertise.

Faire preuve d'engagement envers l'organisation : vous avez une bonne compréhension de la structure du département ou de la direction et vous l'adaptez si nécessaire. Vous êtes conscient des besoins de changement dans la structure et la politique de l'organisation. Vous assurez les contacts avec les tiers afin d'atteindre les objectifs du département.

Gérer le stress : vous êtes capable de réagir rapidement dans un environnement où les priorités peuvent changer, vous assimilez rapidement les nouvelles informations et les consolidez. Vous n'avez pas peur des délais serrés.

Faire preuve de fiabilité : travailler avec intégrité, conformément aux attentes de l'organisation, respecter la confidentialité et les accords sans aucune forme de partialité.

 

Offre

Type de contrat

Un contrat Cdi à temps plein (38h/semaine).

 

Catégorie A : un horaire administratif avec des heures fixes et variables et des prestations de 7h36 par jour, du lundi au vendredi.

Une réserve de recrutement est établie pour tous les types de contrat pour une durée de 2 ans.

Lieu de travail

Fedasil - Siège central

Rue des Chartreux 21

1000 Bruxelles

 

Salaire

 

Vous êtes recruté/recrutée au niveau NA11 avec le barème salarial qui s'applique à votre situation. Le salaire mensuel brut minimum est de € 3869,66  (salaire de départ sur base d'un contrat de travail à temps plein, à l'index actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de votre expérience professionnelle. Pour plus d'informations, consultez www.bosa.belgium.be.

 

Avantages

 

26 jours de congé sur base annuelle (dès l'entrée service et au prorata des prestations et du régime de travail).

Gratuité des transports publics pour vos déplacements entre le domicile et le lieu de travail.

Possibilité de recevoir une indemnité pour vos déplacements à vélo entre le domicile et le lieu de travail.

Chèques-repas et offres avantageuses avec une carte de réduction fédérale.

Une assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux.

Valorisation de votre expérience professionnelle utile.

De nombreuses possibilités de formation (à suivre pendant les heures de travail).

Une pension complémentaire sous forme d'une assurance groupe.

Envie de postuler ?

Si cette fonction vous intéresse et que vous vous reconnaissez dans le profil, postulez via le lien dans l'offre d'emploi sur https://www.fedasil.be/fr/travailler-fedasil. La date limite pour postuler est le 12/10/2025.

Afin que votre candidature soit prise en considération, vous devez nous remettre les documents suivants :

une lettre de motivation ;

un CV détaillé (permettant d'évaluer les exigences et l'expérience) ;

une copie du diplôme exigé.

Diplôme étranger

Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français, lisez les infos concernant la participation sur la page dédiée de travaillerpour.be

 

Vous souhaitez postuler à une offre d’emploi dans une autre langue que celle de votre diplôme? Attention car dans certains cas, vous devrez démontrer votre maîtrise de cette langue via la réussite d’un test linguistique! Inscrivez-vous alors dès que possible au test requis car l’obtention du certificat linguistique constitue une condition préalable à l’étape de l’entretien.  Vérifiez si vous êtes concernée en consultant les informations relatives au diplôme étranger ou dans une autre langue.

 

Veuillez joindre les certificats nécessaires à votre candidature.

 

Attestations juridiques

Si vous êtes retenu/retenue pour la fonction, vous devez pouvoir fournir un certificat de bonne vie et mœurs (extrait du casier judiciaire), modèle standard et modèle 2.

Vous devez satisfaire à la législation concernant l'accès au territoire belge et avoir les permis de travail requis. Si vous n'êtes pas un ressortissant/une ressortissante belge, vous devez pouvoir présenter les documents appropriés dans le cas où vous avez été retenu/retenue pour la fonction.

Diversité

Fedasil souhaite promouvoir la diversité et encourage entre autres les personnes en situation de handicap à postuler. Si vous présentez un handicap, vous pouvez demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Pour ce faire, merci d'en informer préalablement le ou la responsable de la sélection.

 

Procédure de sélection

Présélection

La commission de sélection évalue toutes les candidatures. La présélection s'effectue sur la base de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation, diplôme + équivalence et attestation si nécessaire). Seul/es les candidat/es dont le profil correspond le mieux aux exigences de la fonction seront invité/es à un entretien de sélection.

Sélection

La sélection consiste en un test écrit et un entretien de sélection qui auront lieu 21/10/2025. La candidature des candidat/es retenu/es mais non sélectionné/es sera sauvegardée pour constituer une réserve de recrutement pour tous les types de contrats de travail, et ce pour une durée de 1 an. Les candidat/es qui n'ont pas réussi ne peuvent plus participer dans les 6 mois à une nouvelle procédure de sélection pour une fonction similaire au même niveau.

 

Toutes informations complémentaires peuvent être obtenues auprès de Hanna Bortier (responsable de sélection) : Hanna.bortier@fedasil.be.