Organisation coordinator (m/v/x)

         

 

Fedasil biedt materiële hulp aan verzoekers om internationale bescherming en andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang (opvangwet van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of samen met zijn partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding. Het Agentschap beheert ook de observatie en begeleiding van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (NBMV's). Fedasil coördineert het programma's voor vrijwillige terugkeer uit België. Het Agentschap neemt deel aan het ontwerp, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van de verschillende initiatieven zorgt Fedasil ervoor dat de opvangcentra geïntegreerd worden in de lokale gemeenschap.

Fedasil werft aan

Organisation coordinator (m/v/x)

Dienst POM - Strategische projecten en Organisatie Management

Directie Strategie & Organisatie

Niveau A11

Referentienummer: 20250902-99999-191

 

 

Functie

Doel

Fedasil zoekt een enthousiaste persoon die wil bijdragen aan het invoeren van een nieuwe organisatiecultuur binnen het Agentschap. Als organisation coordinator begeleid je verschillende diensten bij hun structurele reorganisatie om de samenwerking, duurzame verbetering en efficiëntie te versterken. Je geeft interactieve workshops om de veranderingen te stimuleren en zo een belangrijke factor te zijn om de organisatiecultuur en de maturiteit van het Agentschap ter zake te verbeteren.

Context

 

Het nieuwe managementplan benadrukt het belang van een performante interne organisatie. Om te beantwoorden aan deze belangrijke behoefte heeft de directie Strategie & Organisatie zich gereorganiseerd en een nieuwe dienst POM (Strategische projecten & Organisation Management). Deze nieuwe dienst heeft een dubbele missie: enerzijds de coördinatie van de strategische projecten van het Agentschap en anderzijds het aansturen van projecten en activiteiten om onze organisatie te versterken. Jouw rol focust vooral op deze tweede taak: de structurele reorganisatie stimuleren binnen de diensten en een nieuwe organisatiecultuur verankeren, door de verschillende dimensies ervan te stimuleren. Jouw activiteiten zijn transversaal en worden uiteraard uitgevoerd in nauwe samenwerking met de andere afdelingen van het Agentschap.

 

De voornaamste focus van de directeur-generaal voor deze nieuwe organisatiecultuur is dubbel:

• Participatie en goede samenwerking bij het uitvoeren van taken en activiteiten stimuleren
• Voortdurende verbetering en efficiëntie versterken door een 'agile' aanpak te bieden en stapsgewijs vooruitgang te boeken.

 

 

 

Inhoud

Je maakt deel uit van de directie Strategie & Organisatie en werkt samen met de project & organisation manager.

 

Als organisation coordinator, ben je verantwoordelijk voor het stimuleren en coördineren van de organisatorische veranderingen binnen de verschillende directies, met een bijzondere focus op de structurele en cultuurgebonden veranderingen.

 

Taken

 

• Je identificeert en stelt belangrijke veranderingen voor op het vlak van structuur en organigram binnen de verschillende diensten en afdelingen, in nauwe samenwerking met de betrokken afdelingen.
  • U begeleidt deze diensten en afdelingen bij het verduidelijken van hun huidige organigram, het doel van de verschillende afdelingen en diensten, en de taakverdeling binnen deze afdelingen en diensten.
  • Je begeleidt deze diensten en afdelingen bij de identificatie van hun toekomstige organigram.
  • Je begeleidt deze diensten en afdelingen bij de invoering van de verandering om hun nieuwe voorgestelde structuur te concretiseren.

 

• Je identificeert en stelt belangrijke veranderingen voor op het vlak van de tactische, operationele en strategische overlegorganen, in nauwe samenwerking met de betrokken diensten en afdelingen.
  • Je begeleidt deze diensten en afdelingen bij het verduidelijken van hun huidige organen en de bestaansreden ervan.
  • Je begeleidt deze diensten en afdelingen bij de identificatie van hun toekomstige organen.
  • Je begeleidt deze diensten en afdelingen bij de invoering van de verandering om de voorgestelde organen in te voeren.

 

• Je stimuleert en coördineert de invoering van 'cirkels' binnen het Agentschap. Cirkels zijn multidisciplinaire en overkoepelende beslissingsorganen met een eigen legitimiteit. Er zijn al enkele cirkels opgestart maar hun optimale werking moet nog ondersteund worden. Andere cirkels moeten nog worden opgezet en hier draag je actief toe bij.

 

• Je coördineert de invoering van de verschillende interactieve workshops binnen het Agentschap en faciliteert deze in samenwerking met de projects & organisation manager. De workshops willen het gewenste gedrag definiëren om tot een betere samenwerking binnen het Agentschap te komen, en beogen ook een 'agile' en efficiënte aanpak

 

• Je werkt in overleg met de werkgroepen , diensthoofden en terreinmedewerkers, staf en andere betrokken partijen om bij te dragen tot de verankering van een nieuwe organisatiecultuur.

 

• Je leidt zelf enkele projecten voor organisatorische verandering.

 

• Je ziet toe op de invoering van concrete actieplannen en doet de opvolging van de uitvoering, de evaluatie en aanpassingen. Je ziet toe op verbeteringen van de uitgevoerde veranderingen (Plan, Do, Check, Act).

 

• Je hebt een uitgesproken voorkeur voor groepsanimatietechnieken en collectieve intelligentie en wil deze praktijken aanleren en in de praktijk omzetten.

 

• Je behoudt een overkoepeld overzicht en houdt rekening met de onderlinge afhankelijkheden om een coherente aanpak voor te stellen op het niveau van het Agentschap en de verschillende directies in de voorgestelde aanpassingen.
• Je zorgt voor verankering en reporting aan de directie over de voortgang en de eventuele moeilijkheden.
• Je ondersteunt de toewijzing van middelen aan de geplande projecten en veranderingen en helpt bij het vaststellen van prioriteiten in verband met de operationele plannen van de verschillende diensten van de betrokken directies.
• Je neemt deel aan de coaching van de betrokken personen voor de uitvoering van deze nieuwe organisatiecultuur.
• In samenwerking met de verschillende directies versterk je de communicatie rond realisaties naar de betrokken partijen toe (collega's, stakeholders,...). Je bent de tussenschakel voor deze activiteit binnen de organisatie.
• Je zorgt voor duidelijke en beschikbare documentatie voor een reporting van de uitgevoerde activiteiten, alsook voor de ontwikkeling van tools zoals handboeken, fiches,...

 

Profiel

Je hebt een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn waarden en deontologische code, zijn organisatie, zijn doelgroep en verschillende partners (voor meer informatie: raadpleeg www.fedasil.be)

Diploma en ervaring

Je hebt een diploma master /licentiaat en beschikt over relevante beroepservaring in een gelijkaardige functie. Een opleiding projectbeheer en/of lean management van het type Green Belt is een troef.

 

Technische competenties

Vereisten

 

Je volgt de projecten op en coördineert ze.

Je bent in staat om personen aan te sturen en te motiveren van wie je niet de hiërarchisch verantwoordelijke bent.

Je gebruikt hulpmiddelen om de voortgang van uitgevoerde activiteiten te meten en te evalueren.

Je bent in staat om samen te werken met interne en/of externe medewerk(st)ers om te overleggen en schenkt hierbij aandacht aan de gezamenlijke doelstellingen.

Je hebt goede redactionele vaardigheden.

Je legt goede contacten met de verschillende betrokken partijen en onderhoudt deze.

Je bent stressbestendig, georganiseerd en gemotiveerd.

Je bent flexibel, diplomatisch, collegiaal en toont initiatief.

Je werkt graag in team, je creëert teamgeest en moedigt aan door meningen en ideeën te delen en bij te dragen aan oplossingen in geval van conflicten tussen collega's.

Je kunt goed zelfstandig werken.

Je hebt een goede kennis van het Officepakket (Word, Excel, Access, PowerPoint).

 

Troeven

Je moet bij voorkeur weten hoe het opvangnetwerk en de verschillende opvangpartners werken.

Je hebt kennis van organisatieverandering en organisatiedynamiek.

U hebt expertise in het faciliteren van groepen en collectieve kennisbeheer.

Je hebt een goede kennis van het Frans, aangezien de werkomgeving tweetalig Frans-Nederlands is.

 

 

Generieke competenties

Informatie INTEGREREN: Leggen van verbanden tussen verschillende gegevens, genereren van alternatieven en trekken van sluitende conclusies.

Medewerkers motiveren: Erkennen van de kwaliteiten van de medewerkers, hen stimuleren in het nemen van initiatieven door hen verantwoordelijkheden toe te kennen en de eigen leiderschapsstijl aan hen aan te passen.

Objectieven behalen: Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

ADVISEREN: Advies geven aan zijn/haar gesprekspartners en een vertrouwensband met hen opbouwen op basis van zijn/haar expertise.

Organisatiebetrokkenheid tonen: Je hebt een goed inzicht in de afdeling- of directiestructuur en past die zo nodig aan. Bewust van de noden tot verandering van de organisatiestructuur en -politiek. Je waarborgt de contacten met derden ivm het behalen van de doelstellingen van de afdeling.

Stress beheren: je kunt snel reageren in een omgeving waar prioriteiten kunnen veranderen, je neemt nieuwe informatie snel op en consolideert deze. Je bent niet bang voor strakke deadlines.

 

Betrouwbaarheid aan de dag leggen:  integer werken, volgens de verwachtingen van de organisatie, vertrouwelijkheid en afspraken respecteren zonder enige vorm van vooringenomenheid.

 

Aanbod

Soort contract

Een voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur (38 uur/week).

 

Categorie A: administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

Er wordt een wervingsreserve opgesteld voor alle types van contracten voor een duur van 2 jaar.

 

Plaats van het werk

Fedasil - Hoofdkantoor

Kartuizersstraat 21

1000 Brussel

 

Loon

 

Je wordt aangeworven op het niveau NA11 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het minimum maandsalaris bedraagt bruto € 3869,66 (startsalaris op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag varieert in functie van jouw nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.bosa.belgium.be.

 

Voordelen

 

26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).

Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.

Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.

Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.

Valorisatie van nuttige werkervaring.

Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).

Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.

Wil je solliciteren ?

Heb je interesse in deze functie en herken je jezelf in het profiel, solliciteer dan via de link in de vacature op www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil. De uiterste datum om te solliciteren is 12/10/2025.

Om in overweging genomen te worden, moet je ons volgende zaken bezorgen:

een motivatiebrief;

een gedetailleerd CV (waarmee we vereisten en ervaring kunnen beoordelen);

een kopie van het vereiste diploma.

 

Buitenlands diploma en/of diploma in een andere taal

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan de specifieke pagina van werkenvoor.be.

Solliciteer je voor een functie in een andere taal dan die van je diploma? Let dan goed op, want in sommige gevallen moet je aantonen dat je die taal beheerst door te slagen voor een taaltest! Schrijf je zo snel mogelijk in voor de vereiste test, want het behalen van een taalcertificaat is een voorwaarde voor het selectiegesprek. Controleer of dit op jou van toepassing is door de informatie over buitenlands diploma of diploma in een andere taal' te raadplegen.

Gelieve de nodige certificaten aan je kandidatuur toe te voegen te voegen.

 

Juridische attesten

Als je weerhouden bent voor de functie, zullen we een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad) algemeen model en model 2 vragen.

Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.

Diversiteit

Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Gelieve in dit geval vooraf de selectieverantwoordelijke te informeren.

 

SELECTIEPROCEDURE

Voorselectie

De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functievereisten zullen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Selectie

De selectie bestaat uit een schriftelijke test en een gesprek en zal plaatsvinden op 21/10/2025. Van de kandidaten die geschikt worden bevonden, wordt de kandidatuur voor de duur van 2 jaar in een wervingsreserve bijgehouden. Deze wervingsreserve kan door andere opvangcentra geraadpleegd worden. Kandidaten die niet geslaagd zijn, kunnen gedurende 6 maanden niet meer deelnemen aan een nieuwe procedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.

 

Bijkomende informatie kan verkregen worden bij Hanna Bortier (selectieverantwoordelijke): Hanna.bortier@fedasil.be.