Assistant administratif (H/F/X)

Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de la protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont droit à l'accueil (‘Loi accueil’ du 12 janvier 2007). L’Agence organise directement, ou avec ses partenaires, un accueil et un accompagnement de qualité, ainsi que l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (MENA). Fedasil coordonne le programme de retour volontaire vers les pays d’origine. L’Agence participe également à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil, et œuvre à une image correcte de la migration, à l'intégration sociale et à une politique de migration équitable.

 

Fedasil recrute :

Assistant administratif (H/F/X)

Pour le centre d'accueil de Jodoigne

Sélection interne / externe / réserve

Numéro de référence : 9019-253

 

Fonction

But

Vous apportez votre soutien à la gestion administrative des dossiers individuels du personnel de manière efficace et fiable selon les directives et procédures en vigueur de sorte que les collaborateurs soient servis à temps et correctement. 

 

Contexte

Le centre d'accueil de Jodoigne est un centre d'accueil fédéral géré par Fedasil avec une capacité d’environ 460 places pour des familles, des hommes isolés, des femmes avec ou sans enfants et des MENA (mineurs non accompagnés - 40 places).

Une équipe de près de 85 de collaborateurs, répartis en plusieurs services, est présente pour assurer l’encadrement de ces personnes et réaliser les différentes missions du centre.

Les membres du personnel veillent sur l'accompagnement des résidents, ils ont la charge d'un grand nombre de tâches et disposent de plusieurs profils. Ensemble ils se chargent des différents services du centre tels: l'accueil, le service social, le service médical, le service technique et logistique, l'administration, le service accompagnement scolaire et animation, les éducateurs, …

En tant qu’assistant administratif, vous travaillez au sein du service Finances et du service RH.

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur ce centre d’accueil, nous vous conseillons de consulter la page : www.fedasil.be

 

Contenu

Au niveau RH:

Vous gérez les enregistrements des heures de la pointeuse, vous vérifiez les notes de frais, vous comptabilisez les jours de congé et les congés maladie.

Vous suivez les examens médicaux.

Vous aidez le responsable RH du centre à calculer correctement les salaires et les indemnités.

Vous aidez le responsable RH du centre dans la gestion administrative des dossiers de recrutement (fixer les rendez-vous, répondre aux candidatures, établir les dossiers de sélection,...).

Vous assurez la correspondance téléphonique et écrite et assurez l'archivage des documents. 

Vous aidez pour le traitement des demandes de formation et suivez la participation aux formations obligatoires ou non.

 

Au niveau Finances:

Vous réalisez les marchés publics qui concernent le centre ("achats locaux") dans le respect des procédures établies en vous aidant des templates disponibles, et utilisez les marchés publics globaux (Fedasil, FOR CMS,...)

Vous assurez les fonctions de back up en l'absence de l'assistant comptable (gestion des cartes bancaires des résidents et des abonnements de transport, réception, contrôle et encodage des factures...)

 

Profil

Vous manifestez un intérêt particulier pour Fedasil, son fonctionnement, ses valeurs et son groupe cible. Pour toutes les infos : consultez www.fedasil.be.

 

Diplôme et expérience

Vous êtes titulaire d'un CESS de préférence à orientation administrative/ressources humaines/finances.

Vous avez déjà une première expérience professionnelle pertinente dans le suivi de dossiers du personnel.

 

Compétences techniques

Exigences

Vous avez des connaissances de la législation sociale

Vous maîtrisez les bases de la suite Microsoft Office (Word, Excel…).

 

Atouts

Vous avez des connaissances des programmes pour la gestion du personnel (par ex. Easypay).

Vous avez des connaissances de l'anglais et/ou d'autres langues étrangères.

Vous êtes sensible au travail réalisé avec le groupe cible (profils multiculturels et vulnérables) et souhaitez y prendre part.

 

Compétences génériques

Savoir travailler en équipe: savoir créer et stimuler un esprit d'équipe grâce au partage des opinions et des idées en apportant des solutions aux conflits entre les collègues.

Orientation client : accompagner les clients internes et externes, de manière claire, intègre et objective en leurs offrant un service personnel et en entretenant de bons contacts.

Faire preuve de fiabilité: travailler de manière intègre, en fonction des attentes de l'organisation, dans le respect de la confidentialité et des accords conclus et ce, sans quelconque parti pris.

S'autodévelopper : planifier et gérer activement son propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions, oser questionner son propre fonctionnement en fonction de nouvelles compréhensions, expériences et connaissances.

Atteindre les objectifs: s'investir, montrer la volonté et l'ambition pour atteindre les résultats, se porter garant pour la qualité postulée.

Analyser les informations : analyser les données de manière ciblée et juger l'information d'un œil critique.

Résoudre des problèmes: savoir traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre des solutions.

Soutenir et accompagner les collègues, en se positionnant comme exemple à suivre et en les aidant dans leur quotidien.

 

Offre

Type de convention

Contrat de travail à durée déterminée à temps plein

Une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail est constituée pour une durée de 2 ans. Cette réserve peut être utilisée pour d'autres centres Fedasil francophones.

Le temps de travail à temps plein est fixé à 38 heures par semaine.

Catégorie A: Système reposant sur un horaire de travail de type administratif avec des plages fixes et variables et des prestations de 7h36 par jour, du lundi au vendredi.

 

Lieu du travail

Centre d’accueil de Jodoigne

Chaussée de Hannut, 141

1370 Jodoigne

 

Salaire

Vous serez embauché au niveau C1 avec le barème salarial qui s'applique à vous. Le salaire mensuel brut minimal s'élève à 2524 € (salaire de départ sans ancienneté sur base d'un contrat de travail à temps plein, à l'index actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de vos expériences professionnelles. Pour plus d’informations, consultez : https://bosa.belgium.be/fr.

 

Avantages

26 jours de congé par an (à l'entrée en service et au prorata des prestations et du régime de travail).

Gratuité du transport en commun pour vos déplacements domicile - lieu de travail.

Possibilité de recevoir une prime pour les déplacements à vélo.

Chèques-repas électroniques et offres intéressantes grâce à une carte de réduction fédérale (Fed+).

Pension complémentaire sous la forme d’une assurance groupe

Assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux.

Possibilité de valorisation pécuniaire de l'expérience professionnelle pertinente

Nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail).

 

Vous souhaitez postuler ?

Vous êtes intéressé par cette fonction et vous vous reconnaissez dans le profil recherché ?

Posez votre candidature au plus tard le 17/04/2025 avant MINUIT en complétant le formulaire de candidature en ligne sur https://www.fedasil.be/fr/travailler-fedasil, et en y joignant les documents exigés.

 

Pour que votre candidature soit prise en considération, votre dossier de candidature doit être COMPLET et contenir les documents suivants :

• une lettre de motivation
• un CV détaillé et actualisé
• une copie du diplôme exigé

 

Diplôme étranger

Si le diplôme exigé pour la fonction a été obtenu à l'étranger, vous devez joindre une équivalence de votre diplôme étranger. Pour plus d'informations, consultez le site web de la Fédération Wallonie-Bruxelles relatif aux équivalences de diplôme : www.equivalences.cfwb.be. 

 

La connaissance du français

Si vous avez obtenu votre diplôme dans une autre langue que le français, vous devez disposer du certificat linguistique article 7 obtenu auprès du Selor. Ce certificat témoigne de votre réussite à un examen portant sur la connaissance approfondie du français et est nécessaire pour pouvoir être engagé à la présente fonction. Veuillez ajouter ce certificat à votre candidature. Pour plus d'informations, consulter www.travaillerpour.be

 

Attestations juridiques

Si vous êtes sélectionné pour la fonction, un certificat de bonne vie et mœurs (extrait casier judiciaire), modèle général et modèle 2, vous sera demandé.

Vous devez par ailleurs satisfaire la législation concernant l'accès au territoire belge et être en possession des permis de travail requis. Si vous n'êtes pas un ressortissant belge, vous devez pouvoir présenter les documents appropriés dans le cas où vous avez été retenu pour la fonction.

 

Diversité

Fedasil souhaite promouvoir la diversité et encourage, entre autres, les personnes présentant un handicap à poser leur candidature. Si vous présentez un handicap, vous pouvez demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Merci d’en informer au préalable le responsable de la sélection.

 

Procédure de sélection

Présélection

La commission de sélection évalue toutes les candidatures. La présélection s'effectue sur la base de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation, diplôme + équivalence et attestation si nécessaire). Seuls les candidats dont le profil correspond le mieux aux exigences de la fonction seront invités à l'entretien de sélection.

 

Sélection

L’épreuve de sélection consiste en un entretien de sélection, précédé d’un test écrit, qui se tiendra le mercredi 23 avril 2025. Les coordonnées des candidats ayant réussi l’épreuve de sélection seront sauvegardées pour constituer une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail et ce pour une durée de 2 ans. Les candidats qui n'ont pas réussi l’épreuve ne peuvent plus se présenter dans les 6 mois si une nouvelle procédure de sélection pour une fonction similaire dans le même niveau devait s'organiser.

 

Toute information complémentaire peut être obtenue auprès de Miguèle Hardy, gestionnaire RH centre Fedasil de Jodoigne, par mail: michele.hardy@fedasil.be