Responsable – Service Gestion des Processus – niveau A3 (h/f/x)

          

 

Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de la protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (Loi accueil du 12 janvier 2007). Fedasil organise directement ou avec ses partenaires un accueil et un accompagnement de qualité. L'Agence gère également l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (MENA). Fedasil coordonne les programmes pour le retour volontaire à partir de la Belgique. L’Agence participe à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil. Dans le cadre des différentes initiatives, Fedasil veille à l'intégration des centres d'accueil dans leur commune locale.

 

Responsable – Service Gestion des Processus – niveau A3 (h/f/x)

Au sein de la direction des Services Opérationnels

Gestion de processus

Numéro de référence :20250709-99999-123

 

Fonction

But

 

En tant que responsable du service Gestion des Processus, vous supervisez la bonne exécution des tâches opérationnelles qui sont confiées à votre service. Vous organisez et répartissez le travail auprès des membres de votre équipe.

Vous planifiez les objectifs opérationnels de votre service en lien avec le Plan de management de l’Agence et les priorités et orientations stratégiques de la Direction opérationnelle.  

Vous rédigez le plan d’action annuel pour votre service.

 

Contexte

 

Vous supervisez une équipe de plus de trente collaboratrices et collaborateurs répartis dans 5 cellules dirigées par 5 responsables de service : frais médicaux no-show, conventions/subsides des initiatives locales d’accueil (ILA), prolongation du droit à l’accueil, contrôle des chèques-repas et cumul.

Le service Gestion des Processus joue un rôle clé dans l’Agence en tant que garant de la bonne vérification du droit à l’accueil et de différents contrôles budgétaires. Le service a également pour rôle d’optimiser les processus dont il est responsable. Le bon fonctionnement du service a un impact auprès d’une majeure partie des résidentes et résidents accueillis dans le réseau de Fedasil, mais aussi auprès de demandeurs et demandeuses de protection internationale se trouvant en dehors du réseau d’accueil.

Depuis votre position, vous travaillez en étroite coopération avec les différents services de la Direction opérationnelle. Vous entretenez également des contacts structurels avec les autres directions, mais aussi avec nos partenaires d’accueil, les prestataires de soins et les avocats. Vous participez donc aux décisions stratégiques de la Direction opérationnelle, et indirectement du Comité de Direction, en étant membre des différentes plateformes de concertations tactiques de la Direction opérationnelle.

 

Votre fonction englobe donc un grand nombre de responsabilités, principalement la gestion d’une équipe de taille importante, le suivi et l’évaluation des processus clés de l’Agence ainsi que la participation aux décisions stratégiques et d’orientation de l’Agence.

 

Contenu

 

En tant que responsable du service Gestion des Processus, vous exécutez les tâches suivantes :

 

Pour la cellule frais médicaux no-show :

• Vous supervisez la responsable de la cellule dans l’organisation des tâches au sein du service ;
• Vous supervisez la charge de travail en cours ;
• Vous fixez avec les membres de la cellule les objectifs à devoir réaliser sur du court terme (méthode AGILE) ;
• Vous participez activement au développement et à la mise en place du projet CAAMI (facturation frais médicaux via mutuelle) ;
• Vous assurez et préparez l’équipe aux changements suite au projet CAAMI ;
• Vous analysez la mise en place d’une facturation digitale pour les prestataires actuellement en dehors du projet CAAMI ;
• Vous prenez contact avec les prestataires de soins dans le cadre de dossiers complexes ;
• Vous organisez annuellement une réunion avec le service Budget et Finances afin d’évaluer la collaboration dans le cadre de la facturation médicale ;
• Vous répondez aux questions spécifiques des collaborateurs et collaboratrices au sein de la cellule.

 

Pour la cellule prolongation du droit à l’accueil :

• Vous supervisez la charge de travail en cours et le nombre de demandes de prolongation à devoir à traiter ;
• Vous donnez votre avis lors des décisions pour des dossiers spécifiques ;
• Vous organisez des réunions d’échange avec les services concernés afin d’envisager un accompagnement adapté dans le cadre des sorties du réseau pour les dossiers complexes.

 

Pour la cellule conventions/subsides des ILA :

• Vous supervisez la responsable de la cellule dans l’organisation des tâches au sein du service ;
• Vous supervisez la continuité des contrôles mensuels effectués par les membres de la cellule ;
• Vous assurez la préparation des périodes de clôture (semi)-annuelle en collaboration avec le service Budget et Finances ;
• Vous contrôlez les signataires et leur contenu avant qu’ils soient transmis à la Direction ;
• Vous répondez aux questions dans le cadre des audits organisés en interne et en externe ;
• Vous répondez aux dossiers spécifiques ;
• Vous supervisez la transition de la gestion des conventions ILA dans Access /Excel vers Match-It.

 

Pour la cellule chèques-repas :

• Vous supervisez la responsable de la cellule dans l’organisation des tâches au sein du service ;
• Vous soutenez l’équipe dans la mise en place de la centralisation des chèques-repas pour les (ex)-résidents des centres Fedasil et autres partenaires ;
• Vous réfléchissez aux moyens d’automatiser les procédures actuelles afin de simplifier les tâches des collaborateurs au sein du service. Dans la mesure du possible vous mettez en place ces automatisations avec le soutien de la responsable chèques-repas.

 

Pour la cellule cumul :

• Vous supervisez la responsable de la cellule dans l’organisation des tâches au sein du service ;
• Vous participez à la mise en place du projet et aux différents exercices de contrôle ;
• Vous participez aux réunions du comité de pilotage organisées trimestriellement ;
• Vous formez les collaborateurs et collaboratrices au sein de la cellule afin qu’ils et elles puissent devenir autonomes dans leurs tâches ;
• Vous organisez des réunions d’équipe afin de définir les points d’amélioration et d’automatisation possibles.

 

 

Dans les autres tâches :

 

• Vous menez des réflexions sur l’amélioration des outils et systèmes au sein du service ;
• Vous mettez en œuvre les propositions d’amélioration du fonctionnement administratif global du service ;
• Vous contribuez activement à la réalisation des missions stratégiques de la Direction des services opérationnels ;
• Vous participez aux réunions stratégiques dans le cadre de la mise en œuvre des orientations de l’Agence ;
• Vous transmettez les nouvelles directives et instructions auprès de vos équipes ;
• Vous participez activement aux réunions avec votre responsable hiérarchique et donnez votre opinion sur base de votre expertise.

 

En tant que responsable, vous avez les tâches suivantes :

 

• Vous établissez les plans d'action, vous supervisez leur mise en œuvre, vous planifiez, exécutez, coordonnez et gérez les différentes actions et phases avec les différents acteurs concernés, et vous en êtes responsable.
• Vous êtes chargé/chargée de la gestion quotidienne du service afin que les tâches soient exécutées dans les délais, de manière efficace et efficiente.
• Vous soutenez vos collaborateurs et collaboratrices dans l'exécution de leurs tâches en leur fixant des objectifs clairs.
• Vous gérez et développez les compétences de vos collaborateurs et collaboratrices et effectuez leurs cycles d'évaluation.
• Vous créez un climat de communication ouvert.
• Vous organisez et facilitez les réunions de service.

 

Profil

Vous manifestez un intérêt particulier pour Fedasil, ses valeurs et son code déontologique, son organisation, son groupe cible et ses partenaires. Vous trouverez plus d’informations sur www.fedasil.be.

 

Diplôme et expérience

 

Diplôme et expériences

Pour pouvoir participer à la procédure de sélection, le candidat/la candidate doit être titulaire d'un diplôme de base du 2e cycle (par exemple licence/master) de l'enseignement universitaire ou de l'enseignement supérieur de niveau académique et avoir un minimum de 6 ans d'expérience professionnelle pertinente.

Par expérience professionnelle pertinente, nous entendons une expérience dans au moins deux des domaines suivants, qui totalisent au moins 6 ans :

• Gérer et diriger une équipe ;
• Développer, exécuter et mettre en œuvre des projets en tant que responsable de projet ;
• Coordonner au quotidien une entité opérationnelle (avec, par exemple, la responsabilité des domaines des ressources humaines, des infrastructures, de la sécurité et/ou de l'accueil).

 

 

Compétences techniques

Exigences

 

• Bonne maîtrise des applications informatiques courantes (Word, Excel, Internet) ;
• Vous avez une connaissance pratique du néerlandais qui vous permet de travailler dans un environnement bilingue et de répondre aux demandes bilingues ;
• Vous faites preuve de résistance au stress et êtes capable de travailler de manière autonome, même en période d’activité plus importante ;
• Vous avez une excellente capacité à résoudre les problèmes et une attitude de travail proactive ;
• Vous êtes flexible et avez envie d’apprendre ;
• Vous êtes à l’écoute de votre personnel ;
• Vous avez de solides compétences en matière de communication et de compréhension analytiques ;
• Vous connaissez la procédure pour définir des objectifs stratégiques et opérationnels, pour gérer et implémenter des projets et des plans d'action.
• Vous êtes capable de rassembler des personnes ayant des visions différentes afin de trouver une solution commune et adéquate.
• Vous accompagnez les collaborateurs et collaboratrices dans leur développement et leur donnez un feedback sur leur fonctionnement (prestations et développement).
• Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant votre opinion et vos idées et en contribuant à la résolution des conflits entre collègues.
• Vous agissez avec intégrité, conformément aux attentes de l'organisation, vous respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.

 

Atouts

 

 

 

Aptitudes générales

 

ORGANISER: Définir des objectifs de manière proactive, étayer des plans d'action de manière minutieuse et y impliquer les bonnes ressources, dans les délais disponibles.

 

DEVELOPPER DES COLLABORATEURS: Accompagner les collaborateurs dans leur développement et leur fournir un feed-back orienté vers leur fonctionnement (prestations et développement).

 

ATTEINDRE LES OBJECTIFS: S'impliquer et démontrer de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

 

CONSEILLER: Fournir des conseils à ses interlocuteurs et développer avec eux une relation de confiance basée sur son expertise.

              

Offre

Type de contrat

Un contrat de travail à temps plein à durée indéterminée (38h/semaine).

Catégorie A : un horaire administratif avec des heures fixes et variables et des prestations de 7h36 par jour, du lundi au vendredi.

Une réserve de recrutement est constituée pour tous les types de contrats de travail pour une durée de minimum 2 ans. 

 

Lieu du travail

Siège central de Fedasil

21, rue des Chartreux

1000 Bruxelles

 

Salaire

 

Vous êtes recruté/recrutée au niveau NA31 avec le barème salarial qui s'applique à votre situation. Le salaire mensuel brut minimum s'élève à € 5726,67 (salaire de départ sans ancienneté sur base d'un contrat de travail à temps plein, à l'index actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de votre expérience professionnelle. Pour plus d'informations, consultez www.fedweb.be. 

 

Avantages

 

Un horaire variable et 26 jours de congé par an (dès votre entrée en service et au prorata des prestations et du régime de travail).

Gratuité des transports publics pour vos déplacements entre le domicile et le lieu de travail.

Possibilité de recevoir une indemnité pour vos déplacements à vélo entre le domicile et le lieu de travail.

Chèques-repas et offres avantageuses avec une carte de réduction fédérale.

Une assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux.

Possibilité de valorisation de votre expérience professionnelle utile.

Nombreuses possibilités de formations (à suivre pendant les heures de travail).

Une pension complémentaire sous forme d'une assurance groupe. 

 

 

Envie de postuler ?

Postulez au plus tard avant le 21/01/2026 en complétant le formulaire de candidature sur www.fedasil.be.

Pour être pris en considération, votre dossier de candidature doit comporter les éléments suivants :

• une lettre de motivation
• un CV détaillé (permettant d'évaluer les exigences académiques et vos expériences)
• une copie du diplôme exigé.

 

Diplôme étranger et/ou diplôme dans une autre langue

Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une langue autre que le néerlandais, veuillez consulter la page spécifique de travaillerpour.be.

Vous postulez à une fonction dans une langue autre que celle de votre diplôme ? Faites alors attention, car dans certains cas, vous devez prouver votre maîtrise de cette langue en passant un test linguistique ! Inscrivez-vous au test requis le plus tôt possible, car l'obtention d'un certificat de langue est une condition préalable à l'entretien de sélection. Vérifiez si cela s'applique à vous en consultant les informations sur Diplôme étranger ou dans une autre langue.

Veuillez joindre les certificats nécessaires à votre candidature. 

 

Attestations juridiques

Si vous êtes retenu/retenue pour la fonction, un certificat de bonne vie et mœurs (extrait du casier judiciaire) vous sera demandé. Un certificat modèle 2 est nécessaire pour les fonctions au service des mineurs.

Vous devez satisfaire à la législation concernant l'accès au territoire belge et avoir les permis de travail requis. Si vous n'êtes pas un ressortissant/une ressortissante belge, vous devez pouvoir présenter les documents appropriés dans le cas où vous avez été retenu/retenue pour la fonction.

Diversité

Fedasil souhaite promouvoir la diversité et encourage entre autres les personnes en situation de handicap à postuler. Si vous présentez un handicap, vous pouvez demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Cependant, pour pouvoir y faire appel, nous vous demandons d'en informer le responsable de la sélection. 

 

Procédure de sélection

Présélection

La commission de sélection étudie toutes les candidatures. La présélection s'effectue sur la base de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation, diplôme + équivalence et attestation si nécessaire). Seuls les candidats et candidates dont le profil correspond le mieux aux exigences de la fonction seront invités/invitées à un entretien de sélection.

Sélection

La sélection consiste en un test écrit et un entretien d'embauche à partir de février. Les coordonnées des candidates et candidats qui ont été retenus mais non sélectionnés seront sauvegardées pour constituer une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail pour une durée de 2 ans. Les candidats et candidates qui n'ont pas réussi ne peuvent plus participer pendant 6 mois à une nouvelle procédure de sélection pour une fonction similaire au même niveau.

 

 

Toutes les informations complémentaires peuvent être obtenues par mail auprès d' Hector Zanvo : hector.zanvo@fedasil.be (responsable sélection).