Assistant administratif secrétariat médical (h/f/x)

Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (Loi accueil du 12 janvier 2007). Fedasil organise directement ou avec ses partenaires un accueil et un accompagnement de qualité. L'Agence gère également l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non-accompagnés (MENA). Fedasil coordonne les programmes pour le retour volontaire à partir de la Belgique. L'Agence participe à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil. Dans le cadre des différentes initiatives Fedasil veille sur l'intégration des centres d'accueil dans la communauté locale.

 

 

Fedasil recrute:

Assistant administratif - secrétariat médical  (h/f/x) 

Pour le centre d’accueil de Bovigny

Réserve de recrutement

Numéro de référence : 99021-478

 

Fonction

But

En tant qu’assistant en secrétariat médical, vous vous occupez d'une multitude de tâches administratives exécutives en soutien au service médical afin d'en optimaliser le fonctionnement global.

Contexte

Le centre d’accueil de Bovigny est un centre d’accueil fédéral géré par Fedasil avec une capacité de 454 places pour des familles, des hommes isolés, des femmes avec ou sans enfant et des MENA.

Une équipe de près de 75 collaborateurs, répartis en plusieurs services est présente pour assurer l’encadrement de ces personnes et réaliser les différentes missions du centre. 

Les membres du personnel veillent sur l'accompagnement des résidents, ils ont la charge d'un grand nombre de tâches et disposent de plusieurs profils pour s’inscrire dans un travail pluridisciplinaire. Ensemble ils se chargent des différents services du centre tels: l'accueil, le service social, le service médical, le service technique et logistique, l'administration, le service accompagnement scolaire et animation, les éducateurs, …

En tant qu’ assistant en secrétariat médical, vous travaillez au sein du service médical composé de 4 infirmières, sous l’autorité directe du médecin.

(Si vous souhaitez en apprendre davantage sur ce centre d’accueil, nous vous conseillons de consulter la page : www.fedasil.be).

 

Contenu

Vous rédigez des rapports, lettres, notes et instructions en soutien au service.

Vous contribuez à la bonne organisation et à la bonne gestion des questions et des rapports médicaux qui arrivent par téléphone, par e-mail ou par fax…

Vous préparez des dossiers selon les indications données et vous en assurez le suivi.

Vous gérez les correspondances, vous classez tous les documents pertinents et faites en sorte qu'ils soient facilement et rapidement disponibles en vue d’une future utilisation.

Vous gérez les données dans les bases de données.

Vous veillez à une bonne communication entre le service et d'autres personnes et services internes et externes, vous gérez les informations entrantes et sortantes de manière structurée.

Vous renvoyez les gens et mettez des brochures d'informations à disposition.

Vous contribuez à la gestion de l'agenda et du planning, vous fixez des rendez-vous et vous aidez à organiser des réunions.

Vous accueillez les visiteurs.

Vous assistez le médecin et les infirmièr(e)s dans la recherche, y compris les données de procédure (état de la demande d'asile, demande de 9 ter, demandes de transferts, les adresses de demandeurs d'asile,...) toujours dans le respect du secret médical.

 

Profil

Vous manifestez un intérêt particulier pour Fedasil, son fonctionnement, ses valeurs et son groupe cible. Pour toute information, consultez : www.fedasil.be.

 

Diplôme et expériences

Vous êtes titulaire au minimum d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur (CESS), de préférence dans une orientation sociale ou administrative.

 Vous avez une première expérience professionnelle dans la gestion administrative.

Vous avez des expériences en médiation entre les personnes ou services.

 

Compétences techniques 

Exigences

Vous maîtrisez les bases de la suite Microsoft Office (Word, Excel…).

 

Atouts

Vous avez une connaissance de l’anglais et/ou d’autres langues étrangères.

Vous êtes sensible au travail réalisé avec le groupe cible (profils multiculturels et vulnérables, familles) et souhaitez y prendre part.

 

Compétences génériques

Savoir travailler en équipe: savoir créer et stimuler un esprit d'équipe grâce au partage des opinions et des idées en apportant des solutions aux conflits entre les collègues.

Orientation client : accompagner les clients internes et externes, de manière claire, intègre et objective en leurs offrant un service personnel et en entretenant de bons contacts.

Faire preuve de fiabilité: travailler de manière intègre, en fonction des attentes de l'organisation, dans le respect de la confidentialité et des accords conclus et ce, sans quelconque parti pris.

S'autodévelopper : planifier et gérer activement son propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions, oser questionner son propre fonctionnement en fonction de nouvelles compréhensions, expériences et connaissances.

Atteindre les objectifs: s'investir, montrer la volonté et l'ambition pour atteindre les résultats, se porter garant pour la qualité postulée.

Analyser les informations : analyser les données de manière ciblée et juger l'information d'un œil critique.

Résoudre des problèmes: savoir traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre des solutions.

Soutenir et accompagner les collègues, en se positionnant comme exemple à suivre et en les aidant dans leur quotidien.

 

Offre

Type de convention

Constitution d’une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail pour une durée de 2 ans. Cette réserve peut être utilisée pour d'autres centres Fedasil francophones.

Le temps de travail à temps plein est fixé à 38h par semaine.

Horaire de catégorie A : Système reposant sur un horaire de travail de type administratif avec des plages fixes et variables et des prestations de 7h36 par jour, du lundi au vendredi.

 

Lieu du travail

Centre FEDASIL de Bovigny

71X Chemin de Courtil

6671 Bovigny

 

Salaire

Vous serez embauché dans un niveau C1 avec le barème salarial qui s'applique à votre situation. Le salaire mensuel minimal est € 2524 (salaire de départ sans ancienneté sur la base d'un contrat de travail à temps plein, à l'indice actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de vos expériences professionnelles.

Si vous souhaitez en savoir plus n'hésitez pas à consulter https://bosa.belgium.be/fr

 

Avantages

26 jours de congé par an (dès l'entrée en service et au prorata des prestations et du régime de travail)

Gratuité du transport en commun pour vos déplacements domicile – lieu de travail.

Possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo.

Chèques-repas électroniques.

Offres intéressantes grâce à une carte de réduction fédérale (Fed+).

Assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux.

Possibilité de valorisation pécuniaire de l'expérience professionnelle pertinente.

Nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail).

Pension complémentaire sous la forme d’une assurance groupe.

 

 

Vous souhaitez postuler?

Vous êtes intéressé par cette fonction et vous vous reconnaissez dans le profil recherché ?

Posez votre candidature au plus tard le 19/10/2025 avant MINUIT en complétant le formulaire de candidature en ligne sur www.fedasil.be/fr/travailler-fedasil, et en y joignant les documents exigés.

Pour que votre candidature soit prise en considération, votre dossier de candidature doit être COMPLET et contenir les documents suivants :

• une lettre de motivation
• un CV détaillé et actualisé (nous permettant d'évaluer les exigences académiques et vos expériences)
• une copie du diplôme exigé

 

Diplôme étranger et/ou dans une autre langue 

Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français, lisez les infos concernant la participation sur la page dédiée de www.travaillerpour.be 

Vous souhaitez postuler à une offre d’emploi dans une autre langue que celle de votre diplôme ? Attention car dans certains cas, vous devrez démontrer votre maîtrise de cette langue via la réussite d’un test linguistique ! Inscrivez-vous alors dès que possible au test requis car l’obtention du certificat linguistique constitue une condition préalable à l’étape de l’entretien.  Vérifiez si vous êtes concernée en consultant les informations relatives au diplôme étranger ou dans une autre langue

Veuillez joindre les certificats nécessaires à votre candidature. 

 

Attestations juridiques

Si vous êtes sélectionné pour la fonction, les certificats de bonne vie et mœurs (extraits casier judiciaire), modèle général et modèle 2, vous seront demandés.

Vous devez par ailleurs satisfaire la législation concernant l'accès au territoire belge et être en possession des permis de travail requis. Si vous n'êtes pas un ressortissant belge, vous devez pouvoir présenter les documents appropriés dans le cas où vous avez été retenu pour la fonction.

Diversité

Fedasil souhaite promouvoir la diversité et encourage, entre autres, les personnes présentant un handicap à poser leur candidature. Si vous présentez un handicap, vous pouvez demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Merci d’en informer au préalable le responsable de la sélection.

 

Procédure de sélection

Présélection

La commission de sélection évalue toutes les candidatures. La présélection s'effectue sur la base de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation, diplôme + équivalence et attestation si nécessaire). Seuls les candidats dont le profil correspond le mieux aux exigences de la fonction seront invités à l'entretien de sélection.

Sélection

L’épreuve de sélection consiste en un entretien de sélection, éventuellement précédé d’un test écrit. L’épreuve se déroulera le mardi 28 octobre 2025. Les coordonnées des candidats qui ont réussi l’épreuve seront sauvegardées pour constituer une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail, tous centres Fedasil francophones et ce pour une durée de deux ans. Les candidats qui n'ont pas réussi ne peuvent plus se présenter dans les 6 mois si une nouvelle procédure de sélection pour une fonction similaire dans le même niveau devait s'organiser.

 

Toutes les informations complémentaires peuvent être obtenues auprès de Sabrina MAGEROTTE, gestionnaire RH du centre de Bovigny, par email : sabrina.magerotte@fedasil.be