Project Management Office (m/v/x)
Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere vreemdelingen die recht hebben op opvang (‘Opvangwet’ van 12 januari 2007). Het Agentschap organiseert, rechtstreeks of via zijn partners, kwaliteitsvolle opvang en begeleiding en staat ook in voor de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de organisatie van vrijwillige terugkeer naar de herkomstlanden. Het Agentschap ondersteunt de uitwerking en voorbereiding van het opvangbeleid en wil bijdragen aan een correcte beeldvorming, de maatschappelijke aanvaarding en de uitvoering van een rechtvaardig migratiebeleid.
Fedasil zoekt een:
PMO (m/v/x)
Voor het Directie Operationeel Diensten
Interne en externe selectie
Referentienummer: 20250128-99999-149
Doel van de functie
Als Project Management Officer (PMO) speelt u een essentiële rol binnen het Match-IT-team, een strategisch project van Fedasil. Uw belangrijkste doel is om het Match-IT team te ondersteunen bij het waarborgen van een goed projectbeheer, met name op financieel, administratief en logistiek vlak. U draagt bij aan het creëren van een optimale werkomgeving en het continu verbeteren van de interne processen van het team.
Context
Elke dag zorgt het opvangnetwerk voor menswaardige opvang voor meer dan 30 000 verzoekers om internationale bescherming. Bovenop de basishulp (bed, bad, brood) staan Fedasil en de opvangpartners ook in voor de sociale begeleiding van de bewoners.
Fedasil ontwikkelt sinds 2016 in samenwerking met de opvangpartners het softwarepakket Match-IT om belangrijke kernprocessen te stroomlijnen, high level inzicht te krijgen in de doelgroep en operationele realiteit, en de collega’s in het werkveld maximaal te ontlasten van administratieve inefficiëntie. Match-IT ondersteunt alle basisprocessen voor het identificeren van bewoners, het beheren van opvangplaatsen en het ondersteunen van de sociale begeleiding. De uitdaging voor de komende jaren is om de bestaande processen flexibeler, gebruiksvriendelijker en efficiënter te maken, met nog steeds de focus op administratieve efficiëntie.
Jouw taken en verantwoordelijkheden:
Financieel beheer "end-to-end" en continuïteit van de bedrijfsvoering
Je staat in voor een transparant financieel beheer om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen. Je bent ondermeer verantwoordelijk voor:
- De opvolging van bestellingen, facturen en timesheets.
- Voorbereiding van documenten voor audits en beheer van ondersteunende documenten.
Administratieve, logistieke en HR-ondersteuning
- Organiseren en optimaliseren van de planning, logistiek en vergaderingen van het team.
- Verminderen van de administratieve last voor andere teamleden zodat ze zich kunnen focussen op hun kerntaken.
- Advies en ondersteuning bieden aan het team rond HR-aspecten (opleidingen, verlof, etc.).
Continue verbetering van interne processen
- Identificeren en coördineren van initiatieven ter verbetering van administratieve, financiële en agile processen.
- Faciliteren van sessies voor continue verbetering en implementeren van best practices.
Profiel
U hebt een bijzondere interesse in Fedasil, haar waarden en ethische code, haar organisatie, haar doelgroep en haar verschillende partners. Voor alle details: zie www.fedasil.be.
Algemene vaardigheden
- Zeer goede beheersing van het Nederlands (kennis van Frans en Engels is een plus).
- Sterk organisatorisch vermogen, oog voor detail en uitstekende communicatieve vaardigheden.
- Het kunnen documenteren en schrijven op een duidelijke, gestructureerde manier.
Technische competenties
- Een eerste ervaring in IT en affiniteit met agile methodologieën.
- Een certificaat op een van deze gebieden is een pluspunt (ITIL, Scrum, SAFe, enz.).
- Basis Kennis van overheidsopdrachten.
Diploma en ervaring
Je beschikt over een master/licentie.
Kennis van asiel en migratie is wenselijk.
Generieke competenties
TEAMWERK: een teamgeest creëren en stimuleren door meningen en ideeën te delen en conflicten tussen collega's op te lossen.
KLANTGERICHTHEID: interne en externe klanten ondersteunen met duidelijkheid, integriteit en objectiviteit, persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.
BETROUWBAARHEID TONEN: integer werken, in lijn met de verwachtingen van de organisatie, met respect voor vertrouwelijkheid en gemaakte afspraken, en zonder vooringenomenheid.
ZELFONTWIKKELING: actief je eigen ontwikkeling plannen en managen in lijn met je mogelijkheden, interesses en ambities, je eigen functioneren ter discussie durven stellen in het licht van nieuw inzicht, ervaring en kennis.
DOELEN BEREIKEN: in jezelf investeren, de wil en ambitie tonen om resultaten te bereiken, durven opkomen voor de kwaliteit die je nastreeft.
INFORMATIE VERWERKEN: effectief onderzoek doen, grote hoeveelheden gegevens decoderen en verwerken binnen een bepaald tijdsbestek.
PROBLEMEN OPLOSSEN: zelfstandig problemen aanpakken en oplossen, alternatieven zoeken en oplossingen implementeren.
ONDERSTEUNEN: collega's begeleiden, het goede voorbeeld geven en hen ondersteunen in hun dagelijkse werk.
AANBOD
Type overeenkomst
Voltijds contract van onbepaalde duur (38u/week) met clausule in het kader van Europese Financiering (AMIF).
Er wordt een wervingsreserve opgesteld voor alle types van contracten voor een duur van 2 jaar.
Een administratief uurrooster met vaste en variabele periodes en diensten van 7u36 per dag, van maandag tot en met vrijdag.
Plaats van tewerkstelling
Fedasil
Hoofdzetel
Kartuizersstraat 21,
1000 Brussel
Loon
Je wordt aangeworven op niveau NA11 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het minimum maandsalaris bedraagt € 3793,81 (startsalaris zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van jouw nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.fedweb.be
Voordelen
Variabel uurrooster en 26 vakantiedagen op jaarbasis (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).
Gratis openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer.
Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor het woon-werkverkeer.
Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een federale kortingskaart.
Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen?
Valorisatie van nuttige werkervaring.
Vele mogelijkheden tot opleidingen (te volgen tijdens de werkuren).
Zin om te solliciteren?
Solliciteer tegen ten laatste 10-02-25 via www.fedasil.be.
Om in overweging genomen te worden, moet jouw kandidatuurdossier het volgende bevatten:
- Een motivatiebrief;
- Een gedetailleerd CV (waarmee we diplomavoorwaarden en ervaring kunnen beoordelen);
- Een kopie van het vereiste diploma.
Buitenlands diploma
Indien je het vereiste diploma in het buitenland hebt behaald, moet je een gelijkwaardigheidsattest toevoegen, uitgereikt door NARIC-Vlaanderen. Voor meer informatie, raadpleeg www.naricvlaanderen.be. Voor vacatures in Brussel, zie ook www.equivalences.cfwb.be.
De kennis van het Nederlands
Indien je jouw diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je beschikken over het taalattest Artikel 7 van Selor. Dit attest bewijst dat je geslaagd bent voor een examen over de kennis van het Nederlands en is noodzakelijk om voor deze functie te kunnen aangeworven worden. Gelieve dit attest bij jouw kandidatuur toe te voegen. Voor meer informatie, raadpleeg https://werkenvoor.be/nl
Juridische attesten
Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.
Diversiteit
Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Om hiervan gebruik te maken, moet je de selectieverantwoordeljke informeren.
Selectieprocedure
Voorselectie
De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attesten indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest overeenkomt met de functievereisten zullen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.
Selectie
De selectie, bestaande uit een schriftelijke test en een selectiegesprek, zal plaatsvinden in de week van 11-02-2025. Van de kandidaten die geschikt worden bevonden, maar niet als eerste gerangschikt staan, wordt de kandidatuur in een wervingsreserve bijgehouden voor alle types van arbeidsovereenkomsten voor de duur van 1 jaar. De kandidaten die niet geslaagd zijn, kunnen gedurende 6 maanden niet meer deelnemen aan een nieuwe procedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.
Alle bijkomende informatie kan verkregen worden bij christophe.mahaut@fedasil.be (selectieverantwoordelijke).
Via onderstaande link wordt u doorgestuurd naar cvwarehouse.com, waar u op deze vacature kan solliciteren.