Vacatures

Dienstverantwoordelijke Logistiek (m/v/x)

Fedasil kent materiële hulp toe aan aanvragers van internationale bescherming en aan andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang ("opvangwet" van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of via haar partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding. Het Agentschap beheert bovendien de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de programma's voor vrijwillige terugkeer vanuit België. Fedasil draagt bij tot het uitwerken, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van verschillende initiatieven zorgt Fedasil voor de integratie van de opvangcentra binnen de plaatselijke gemeenschap.

Fedasil zoekt een

Dienstverantwoordelijke Logistiek (m/v/x)

Aanmeldcentrum

Interne/externe/werfreserve selectie

Referentienummer: 9007-709

Functie

Doel

U bent verantwoordelijk voor de logistieke diensten voor bewoners en collega's. Hierdoor draagt u bij aan een goede materiële verzorging ten behoeve van de bewoners en het goed functioneren van het Aanmeldcentrum.

Context

Het Aanmeldcentrum (AMC) behoort tot het departement “Aankomst” en werd opgericht in december 2018 als het enige centrum waar de Verzoekers om Internationale Bescherming (VIB) zich kunnen aanmelden. De missie van het centrum is het identificeren van noden en het eerste onthaal van de VIB. Het aankomsttraject bestaat uit een kort verblijf inclusief materiële hulpverlening en identificatie van de belangrijkste noden van de verzoekers van de internationale bescherming (VIB) met als doel ze te kunnen laten doorstromen naar een opvangcentrum.

Het AMC bestaat uit twee operationele afdelingen: “Dispatching” en de afdeling “Ontvangst & Oriëntatie”.
De personeelsleden in de afdeling dispatching zorgen voor de eerste sociale en medische screening van de VIB met als doel de gepaste opvang in het aankomsttraject toe te wijzen.

De personeelsleden in de afdeling Ontvangst & Oriëntatie verzekeren de omkadering van de bewoners tijdens het eerste aankomsttraject (de eerste ontvangst). Deze opvang duurt in normale omstandigheden gemiddeld enkele dagen. Het centrum heeft hiervoor een capaciteit van 850 bewoners en bestaat uit 250 personeelsleden.

In de huidige situatie is er een tekort aan tweede fase opvangplaatsen waardoor de doorstroom van de VIB heel traag verloopt en het verblijf van de bewoners in het AMC gemiddeld twee maanden kan zijn. Dit vraagt aanpassingen en flexibiliteit in de aanpak van alle diensten.  

Inhoud

Als verantwoordelijke voor de logistieke diensten bent u verantwoordelijk voor:

Het implementeren van de visie van het centrum met betrekking tot aanpassingsvermogen en anticipatie.
Het garanderen van het systeem van materiële diensten voor bewoners (catering, aankomstpakketten, wasserette, garderobe en wasserij) in het kader van een variabel traject en afhankelijk van de omzet (aantal aankomsten en vertrekken per dag).
Het voorstellen en implementeren van een organisatie van de logistieke diensten die is afgestemd op de missie van een flexibele opvang (korte en lange verblijven).
Het implementeren van maatregelen om de flexibiliteit en kwaliteit van de materiële diensten aan bewoners te waarborgen, rekening houdend met de dagelijkse variaties in het aantal begunstigden.
Het oplossen van dagelijkse problemen om de continuïteit van catering, winkel, wasserette en garderobe te waarborgen.
Het organiseren en opvolgen van interne verhuizingen in verband met het beheer van de lokale voorraad en kamerregistratie.
Het ontwikkelen van tools en het opzetten van een voorraadbeheersysteem.
Het beheersen van de specificaties van het bedrijf dat de catering verzorgt.
Op regelmatige basis het bedrijf volgen en de overdracht van behoeften en verwachtingen tussen Fedasil en het gekozen cateringbedrijf vergemakkelijken.

Als verantwoordelijke zorgt u, in overleg met uw management, voor het beheer van de dienst om de doelstellingen van de dienst en de organisatie te bereiken. Dit omvat de volgende taken:

Helpen bij het opstellen en ontwikkelen van procedures, richtlijnen en handleidingen.
Organiseren en uitvoeren van het dagelijkse beheer van de dienst:
Plannen en coördineren van activiteiten om de doelstellingen van de dienst en de organisatie te bereiken.
Evalueren, aanpassen en vernieuwen van de algemene werking van de dienst.
Taken toewijzen, opvolgen en controleren.
Personeelsroosters voorbereiden.
Toezicht houden op naleving van arbeidsregels en gedragscodes.

Als leider begeleidt u uw team. Dit omvat de volgende taken:

Toezicht houden op de naleving van wettelijke verplichtingen en instructies met betrekking tot de opvang en het bevorderen van een aangemeenschapsleven in het centrum.
Advies en hulp bieden bij de opvolging van problematische situaties.
Zorgen voor een soepele communicatie en informatiedistributie binnen het team, zodat medewerkers hun taken optimaal kunnen uitvoeren.
Voortdurende bijscholing.

Als coach motiveert en beoordeelt u uw medewerkers om hun vaardigheden te ontwikkelen en de doelstellingen van uw team te bereiken. Dit omvat de volgende taken:

Begeleiding bij de opleiding van (nieuwe) medewerkers.
Ondersteuning van de professionele ontwikkeling van medewerkers.
Medewerkers begeleiden bij veranderingsprocessen.
Prestatieproblemen van medewerkers identificeren en oplossingen voorstellen.
Voorbereiden en voeren van functionerings-, plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken in het kader van de evaluatiecyclus.
Teamgeest bevorderen.

Als aanspreekpunt vertegenwoordigt u uw dienst zowel binnen als buiten het centrum. Dit omvat de volgende taken:

Zorgen voor een goede samenwerking met andere ondersteunende diensten en operationele teams.
Onderhouden van goede contacten met andere teamleiders van het centrum.
Deelnemen aan vergaderingen (coördinatorenvergaderingen, werkgroepen, enz.).
Netwerken en relaties onderhouden met partners (Fedasil-hoofdkantoor en andere opvangcentra, enz.).
Goede contacten onderhouden met verschillende leveranciers, prestaties/leveringen controleren, tekortkomingen melden en samen met hen oplossingen zoeken om de kwaliteit binnen het budget te waarborgen.

Als lid van uw team voert u taken uit ter vervanging of ter ondersteuning van uw medewerkers om te reageren op noodsituaties en de continuïteit van de dienst te waarborgen.

Profiel

Je hebt bijzondere interesse voor Fedasil, zijn waarden en deontologische code, zijn organisatie, zijn doelgroep, zijn verschillende partners. Voor alle info: raadpleeg www.fedasil.be

Diploma en ervaring

Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs.
U heeft een eerste relevante ervaring in voorraadbeheer en coördinatie van een team.

Technische competenties

Vereisten

Je hebt voeling met/interesse in het werken met een kwetsbare multiculturele doelgroep (families, alleenstaande mannen/vrouwen, niet-begeleide minderjarige vreemdelingen).
Je hebt een goede basiskennis van MS Office: Word, Excel,…
Je hebt kennis van tools voor de coördinatie van een team.

Troeven

Je bent vertrouwd met het werken in een multidisciplinair team en/of in een residentiële setting.
Je hebt een goede kennis van het Frans.
U heeft kennis van voorraadbeheer en/of overheidsopdrachten. Kennis van HACCP-maatregelen is een meerwaarde
Je hebt kennis van het Engels en andere vreemde talen.

Generieke competenties

Informatie analyseren: Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.

PROBLEMEN OPLOSSEN: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing.

SERVICEGERICHT HANDELEN: Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden.

IN TEAM WERKEN: Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.

Ons Aanbod

Type contract

Contract van onbepaalde duur
Voltijds (100%)
Je wordt tewerkgesteld volgens het uurrooster categorie B: Systeem op basis van uurroosters met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, vroeg, laat en occasioneel weekendwerk.

Er wordt een wervingsreserve aangelegd voor alle soorten arbeidscontracten voor een periode van 2 jaar. Deze wervingsreserve kan ook gebruikt worden voor andere Fedasil-centra.

Standplaats

Je hoofdstandplaats is het Aanmeldcentrum, Klein Kasteeltje te 9e Linielaan 27, 1000 Brussel
Occasioneel verplaatsingen naar andere sites in regio Brussel

Loon

Je wordt aangeworven op het niveau C1 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het maandsalaris bedraagt minimum bruto van € 2.474,99 (startsalaris op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag varieert in functie van jouw nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.bosa.belgium.be

Voordelen

26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).
Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.
Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.
Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.
Valorisatie van nuttige werkervaring.
Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).
Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.
Premie voor leiding geven (indien team van min. 5 pers.).

ZIN OM TE SOLLICITEREN?

Heb je interesse in deze functie en herken je jezelf in het profiel, solliciteer dan via de link in de vacature op www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil. De uiterste datum om te solliciteren is 07/07/2024 .

Om in overweging genomen te worden, moet je ons volgende zaken bezorgen:

een motivatiebrief
een gedetailleerd CV (waarmee we competenties en ervaring kunnen beoordelen)
een kopie van het vereiste diploma.

Buitenlands diploma

Indien je het vereiste diploma in het buitenland hebt behaald, moet je een gelijkwaardigheidsattest toevoegen, uitgereikt door NARIC-Vlaanderen. Voor meer informatie, raadpleeg www.naricvlaanderen.be. Voor vacatures in Brussel, zie ook www.equivalences.cfwb.be.

Kennis van het Nederlands

Je hebt een diploma in het Nederlands, uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling of van een ander land in zoverre het onderwijs in het Nederlands verliep. Zoniet, moet je het bewijs toevoegen dat je geslaagd bent voor een taalexamen Nederlands van Bosa. Voor meer informatie, raadpleeg www.werkenvoor.be.

Juridische attesten

Als je weerhouden bent voor de functie, zullen we een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad) algemeen model en model 2 vragen.

Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.

Diversiteit

Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Gelieve in dit geval vooraf de selectieverantwoordelijke te informeren.

SELECTIEPROCEDURE

Voorselectie

De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functievereisten zullen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Selectie

De selectie bestaat uit een schriftelijke test en een gesprek en zal plaatsvinden op de week van 15/07/2024. Van de kandidaten die geschikt worden bevonden, wordt de kandidatuur voor de duur van 2 jaar in een wervingsreserve bijgehouden. Deze wervingsreserve kan door andere opvangcentra geraadpleegd worden. Kandidaten die niet geslaagd zijn, kunnen gedurende 6 maanden niet meer deelnemen aan een nieuwe procedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.

Alle bijkomende informatie kan verkregen worden via: jobs.amc@fedasil.be.

Via onderstaande link wordt u doorgestuurd naar cvwarehouse.com, waar u op deze vacature kan solliciteren.