Verantwoordelijke directieondersteuning - PMO

Fedasil kent materiële hulp toe aan aanvragers van internationale bescherming en aan andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang ("opvangwet" van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of via haar partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding. Het Agentschap beheert bovendien de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de programma's voor vrijwillige terugkeer vanuit België. Fedasil draagt bij tot het uitwerken, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van verschillende initiatieven zorgt Fedasil voor de integratie van de opvangcentra binnen de plaatselijke gemeenschap.

Fedasil zoekt een:
Verantwoordelijke directieondersteuning – PMO (m/v/x)
Voor de directie Algemene Diensten
Interne en externe selectie / werfreserve selectie
Referentienummer: 99999-10

Functie
Doel

Je verleent advies en ondersteuning aan de directeur Algemene Diensten op organisatorisch, administratief en beleidsvlak teneinde de directeur toe te laten de doelstellingen van het managementplan en inzake coördinatie te behalen.

Context

Je maakt deel uit van de directie Algemene Diensten en valt rechtstreeks onder de directeur Algemene Diensten. In het kader van de uitvoering van je opdracht, onderhoud je regelmatige en goede contacten met de verschillende diensten binnen de directie Algemene Diensten en de andere entiteiten binnen het Agentschap.
Inhoud
Het gaat om een functie vol uitdagingen waarbij je een essentiële rol hebt in het tot een goed einde brengen van complexe projecten en dossiers. In deze functie heb je de mogelijkheid om mee de strategie van de organisatie te beïnvloeden door je bijdrage aan het realiseren van de doelstellingen van het (nieuwe) managementplan.
Je verleent advies en ondersteuning aan de directeur Algemene Diensten op organisatorisch en beleidsvlak.
Als adviseur beleidsondersteuning heb je de volgende taken:
• Je bent verantwoordelijk voor het Project Management Office van de Directie Algemene Diensten en zorgt daarbij voor de opmaak en opvolging van het operationeel plan van de directie;
• Je helpt de verschillende diensten en de directeur Algemene Diensten om de processen binnen de diensten en tussen de diensten uit te tekenen om ze te verbeteren en draagt zo bij aan de continue verbetering van de werking van de ondersteunende diensten;
• Je bent de link tussen de verschillende diensten van de directie en tussen de directie Algemene Diensten en de andere Directies binnen het Agentschap. Je neemt bijvoorbeeld deel aan overleg rond de opstart en sluiting van asielcentra omad de werkzaamheden van de Algemene Diensten bij die projecten te coördineren;
• Je bent zelf verantwoordelijk van A tot Z voor strategische projecten binnen de Directie die de afzonderlijke diensten overschrijden.
• Je bent verantwoordelijk voor de opvolging en coördinatie van dossiers en taken die binnen de verschillende diensten van de directie worden uitgevoerd;
• Je adviseert helpt bij de uitvoering van het managementplan en de actieplannen;
• Je adviseert en helpt bij de voorbereiding en behandeling van strategische dossiers;
• Je geeft vorm aan uw eigen functie mee.

Profiel

Je hebt een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, waarden en doelgroep. Voor meer info: raadpleeg www.fedasil.be.

Diploma en ervaring
Om te kunnen deelnemen aan de selectieprocedure, moet je een basisdiploma van het lange type hebben (bv. licentie/master) van het universitair niveau of hoger onderwijs van academisch niveau en minstens 6 jaren relevante beroepservaring hebben.
Onder ‘relevante beroepservaring’ verstaan we ervaring in minstens twee van de volgende domeinen, samen goed voor minstens 6 jaar:
• Optimalisatie van bedrijfsprocessen;
• Ontwikkeling, uitvoering en uitrollen van projecten als projectleider.

Technische vaardigheden

Vereisten
• Je hebt kennis van het Officepakket (Word, Excel, Acces, Powerpoint), van databasebeheer en van IT-tools - browsers.
• Je beschikt over goede redactionele vaardigheden
• Een goede kennis van het Frans is een troef in een federale werkomgeving.
• Je beschikt over voldoende kennis van de budgettaire aspecten in het kader van de personeelsplanning en van het personeelskader.
• Je hebt kennis in project management
• Je hebt kennis in procesbeheer
Algemene vaardigheden
ORGANISEREN: proactief stellen van objectieven, nauwgezet uittekenen van actieplannen en daarbij de juiste middelen inschakelen, binnen de beschikbare tijd.
MEDEWERKERS ONTWIKKELEN: begeleiden van medewerkers in hun groei en gericht feedback geven aan medewerkers over hun functioneren (prestaties en ontwikkeling).
OBJECTIEVEN BEHALEN: beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
ADVISEREN: advies geven aan zijn/haar gesprekspartners en een vertrouwensrelatie met hen opbouwen op basis van zijn/haar expertise.

Aanbod
Type overeenkomst

Een voltijds contract van onbepaalde duur.

De voltijdse arbeidstijd wordt vastgesteld op 38 uur per week.

Categorie A: administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

Er wordt een wervingsreserve opgesteld voor alle types van contracten voor een duur van 2 jaar. Deze reserve kan gebruikt worden voor andere Fedasil-centra.

Plaats van tewerkstelling

Fedasil – Hoofdzetel

Kartuizersstraat 21

1000 Brussel

Loon

Je wordt aangeworven op niveau NA31 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het minimum maandsalaris bedraagt bruto € €5726,67 (startsalaris zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van jouw nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg https://bosa.belgium.be/fr

Voordelen

26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).
Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.
Maaltijdcheques
Mogelijkheid tot telewerk
Voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.
Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.
Valorisatie van nuttige werkervaring.
Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).
Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.

 

ZIN OM TE SOLLICITEREN?
Heb je interesse in deze functie en herken je jezelf in het profiel? Dien je kandidatuur in tegen uiterlijk 14/10/2025 voor MIDDERNACHT via het sollicitatieformulier dat je online vindt op www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil en voeg de gevraagde documenten toe.
Om in overweging genomen te worden, moet je kandidatuurdossier VOLLEDIG zijn en het volgende bevatten:
• een motivatiebrief;
• een gedetailleerd CV (waarmee we diplomavoorwaarden en ervaring kunnen beoordelen);
• een kopie van het vereiste diploma.

Buitenlands diploma
Indien het vereiste diploma voor de functie in het buitenland behaald werd, moet je een gelijkstelling van je buitenlands diploma toevoegen, afgeleverd door een van de gemeenschappen.
Voor meer informatie, raadpleeg de website over de gelijkstelling van diploma’s van NARIC-Vlaanderen.
Kennis van het Nederlands
Indien je jouw diploma in een andere taal hebt behaald dan het Nederlands, moet je over het taalcertificaat artikel 7 beschikken via Selor. Dit attest bewijst dat je geslaagd bent voor een examen over de kennis van het Nederlands en is noodzakelijk om voor deze functie te kunnen aangeworven worden. Gelieve dit certificaat toe te voegen aan deze sollicitatie. Voor meer informatie, raadpleeg www.werkenvoor.be.

Juridische attesten
Indien je weerhouden bent voor de functie, zal het attest van goed gedrag en zeden (uittreksels strafblad), algemeen model en model 2, gevraagd worden.
Je moet voldoen aan de wetgeving betreffende de toegang tot het Belgisch grondgebied en in het bezit zijn van de vereiste werkvergunningen. Indien je geen Belgisch onderdaan bent, moet je de juiste documenten kunnen voorleggen in het geval je weerhouden wordt voor de functie.
Diversiteit
Fedasil wil graag diversiteit promoten en moedigt dan ook personen met een beperking aan om te solliciteren. Indien je een beperking hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Gelieve de selectieverantwoordelijke hier op voorhand van te verwittigen.

Selectieprocedure
Preselectie
De selectiecommissie evalueert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je sollicitatiedossier (CV, motivatiebrief en diploma + eventuele gelijkstellingen en attesten). Alleen de kandidaten van wie het profiel het best overeenkomt met de vereisten van de functie worden uitgenodigd op het selectiegesprek.
Selectie
De selectietest bestaat uit een selectiegesprek, eventueel voorafgegaan door een schriftelijke test die op 20/10 en 10/11 voormiddag zal doorgaan. De contactgegevens van de geschikte kandidaten zullen bijgehouden worden in een wervingsreserve voor alle types overeenkomsten en dit gedurende 2 jaar. De kandidaten die niet geslaagd zijn voor de test, kunnen binnen de 6 maanden niet meer solliciteren indien er een nieuwe selectieprocedure voor een gelijkaardige functie van hetzelfde niveau georganiseerd wordt.

Alle bijkomende informatie kan per mail verkregen worden bij Véronique Moline: veronique.moline@fedasil.be (selectieverantwoordelijke).