Program Management Officer ICT (m/v/x)

Fedasil biedt materiële hulp aan verzoekers om internationale bescherming en andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang (opvangwet van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of samen met zijn partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding.Het Agentschap beheert ook de observatie en begeleiding van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (NBMV's). Fedasil coördineert de programma's voor vrijwillige terugkeer uit België. Het Agentschap neemt deel aan het ontwerp, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van de verschillende initiatieven zorgt Fedasil voor de integratie van de opvangcentra in de lokale gemeenschap.

 

Fedasil is op zoek naar een:

Program Management Officer ICT (m/v/x)

Voor de directie Algemene diensten

Interne + externe selectie 

Referentienummer: 20250407-9999-169

 

Functie

Doel

Als PMO houd je projecten binnen de ICT-afdeling nauwlettend in de gaten om een consistente planning, uitvoering en voortgang te garanderen.

Context

Je werkt nauw samen met de directeur ICT, die je coördineert en je leidt de activiteiten binnen je team om deel te nemen aan de uitvoering van de strategie, de operationalisering van doelstellingen en de uitvoering van projectactiviteiten. Je leidt je team op een humane, professionele en ethische manier.

Inhoud 

1. Als diensthoofd, ontwikkel je een performant beleid voor je dienst, bepaal je de nodige middelen en optimaliseer je deze middelen om de organisatie zo vlot mogelijk te laten verlopen.

      Dit omvat de volgende taken:

• de behoeften van de diensten beoordelen;
• de begroting opstellen die nodig is om de dienst te runnen en de nodige rationalisaties en besparingen voorstellen;
• adviseren over bepaalde complexe kwesties;
• algemene behoefteanalyses maken die je vastlegt in rapporten, nota's en presentaties ;
• processen formaliseren en valideren ;
• verbeteringen voorstellen en ervoor zorgen dat deze in de andere processen van het Agentschap worden geïntegreerd ;
• Op de hoogte blijven van ontwikkelingen en innovaties in je vakgebied.

2. Als dienstverantwoordelijke coördineer je de operationele ondersteuning voor de verschillende diensten en opvangstructuren van het Agentschap. Daarbij draag je bij aan de succesvolle implementatie van het managementplan en de operationele doelstellingen.

      Dit omvat de volgende activiteiten:

• De behoeften groepen en analyseren en opties definiëren;
• Instructies opstellen en toezien op de uitvoering ervan;
• Werkprocessen verbeteren en harmoniseren;
• Individuele verzoeken en specifieke situaties beheren;
• Beste praktijken ondersteunen en verspreiden;
• Rapporteren aan de verschillende verantwoordelijken. 

3. Als teamcoach houd je je bezig met het coachen van individuele teamleden om hun ontwikkeling te verbeteren en hen te ondersteunen bij het behalen van hun doelstellingen.

      Dit omvat de volgende activiteiten:

• werknemers motiveren en ondersteunen;
• het organiseren van functie-, functionerings- en beoordelingsgesprekken;
• trainingsinitiatieven voor werknemers en de afdeling voorstellen;
• teamwerk stimuleren;
• beschikbaar zijn voor werknemers in geval van problemen;
• de uitwisseling en overdracht van kennis bevorderen.

 

4. Als referentiepersoon sta je in direct en bevoorrecht contact met andere diensten en externe partners. Hierdoor draag je bij aan een soepele samenwerking en ontwikkeling van het operationele netwerk.

     Dit omvat de volgende activiteiten:

• communicatie organiseren om transparantie te garanderen;
• Regelmatig contact onderhouden met belanghebbenden;
• Identificeren en ontwikkelen van contacten met externe partners;
• contacten met de Inspectie van Financiën en andere overheidsdiensten;
• Informatie verzamelen, filteren en communiceren;
• De conventies opvolgen.

5. Als change manager stimuleer je bewustzijn, acceptatie en betrokkenheid bij veranderingsinitiatieven om de implementatie van het veranderingsproces te vergemakkelijken en projectactiviteiten binnen het Agentschap te stimuleren.

      Dit omvat de volgende taken:

• communicatieactiviteiten uitvoeren die gericht zijn op het succes van het programma/project door alle belanghebbenden te informeren over relevante algemene informatie;
• de doelstellingen en aanpak uitleggen;
• een engagement creëren om te veranderen en om bestaande terughoudendheid waar te nemen en te neutraliseren;
• misverstanden of misvattingen uit de weg ruimen.

Profiel

Je hebt een bijzondere interesse in Fedasil, zijn werking, zijn waarden en de doelgroep. Voor meer informatie : bezoek www.fedasil.be

Diploma en ervaring

Om deel te nemen aan de selectieprocedure moeten kandidaten in het bezit zijn van een basisdiploma tweede cyclus (licentie/master) van een universiteit of instelling voor hoger onderwijs van academisch niveau en relevante beroepservaring hebben.

Relevante werkervaring wordt gedefinieerd als ervaring op ten minste twee van de volgende gebieden, in totaal ten minste 6 jaar.

• Leidinggeven aan een ICT-team van ten minste vijf medewerkers;
• Een ICT-project leiden met minstens vijf projectmedewerkers;
• Beheer van een programma ter waarde van minstens 1 miljoen euro.

Technische vaardigheden

Je bent resultaatgericht en stressbestendig.

Je houdt van nieuwe uitdagingen en bent in staat om mensen en middelen te mobiliseren.

Je bent in staat om samen te werken met interne en/of externe medewerkers om ideeën uit te wisselen en aandacht te besteden aan gemeenschappelijke doelstellingen.

Je bent in staat verbanden te leggen tussen verschillende gegevens, alternatieven voor te stellen en passende conclusies te trekken.

Troeven

Een goede kennis van de tweede landstaal (Frans) is essentieel.

Algemene vaardigheden

ORGANISEREN: proactief doelen stellen en actieplannen opstellen op een rigoureuze manier, met de juiste middelen binnen het toegewezen tijdsbestek.

MEDEWERKERS HELPEN EVOLUEREN: medewerkers ondersteunen in hun ontwikkeling en hen feedback geven over hun werk (prestaties en ontwikkeling).

DE DOELSTELLINGEN BEREIKEN: betrokken raken en de wil en ambitie tonen om resultaten te genereren en verantwoordelijkheid te nemen voor de kwaliteit van de ondernomen acties.

ADVISEREN: klanten adviseren op basis van haar expertise en het opbouwen van een vertrouwensrelatie.

Aanbod

Soort overeenkomst

Een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur (38 uur/week)

Er is een wervingsreserve voor alle soorten arbeidscontracten ingesteld voor een periode van 2 jaar. Deze reserve kan worden gebruikt voor andere centra.

Categorie A: een administratieve dienstregeling met vaste en variabele werktijden en diensten van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

Plaats van het werk

Fedasil - Hoofdkantoor 21, Kartuizersstraat

1000 BRUSSEL

Loon

Je wordt aangenomen op een NA31 niveau met de loonschaal die op jouw situatie van toepassing is. Het minimum bruto maandsalaris is € 5726,67 (startsalaris zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren afhankelijk van de relevantie van je beroepservaring. Als je meer wilt weten, ga dan naar www.fedweb.be.

Voordelen

Flexibele werktijden en 26 vakantiedagen per jaar (direct na indiensttreding en in verhouding tot secundaire arbeidsvoorwaarden en werktijden).

Gratis openbaar vervoer van en naar het werk.

Mogelijkheid om een bonus te krijgen voor verplaatsingen met de fiets.

Maaltijdcheques, voordelen en aantrekkelijke aanbiedingen met de Fed+ kaart+

Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse voordelen  

Mogelijkheid tot validatie van relevante beroepservaring.

Talrijke opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).

Mogelijkheid tot telewerken.

Wil je solliciteren?

Solliciteer uiterlijk op 28/04/24 om middernacht door het sollicitatieformulier in te vullen via CVWarehouse.

Let op : Als je toegangsproblemen hebt, gebruik dan Internet Explorer als browser.

Om in aanmerking te komen moet je sollicitatie de volgende informatie bevatten:

• een begeleidende brief;
• een gedetailleerd CV (zodat we je academische vereisten en ervaring kunnen beoordelen);
• een kopie van het vereiste diploma.

Buitenlands diploma

Als het voor de functie vereiste diploma in het buitenland werd behaald, moet je een gelijkwaardig buitenlands diploma bijvoegen - afgegeven door een van de gemeenschappen.

Kennis van het Nederlands

Als je je diploma hebt behaald in een andere taal dan de taal van de functie waarvoor je wilt solliciteren, moet je, om in deze functie te worden aangenomen, beschikken over het artikel 7-taalcertificaat, het door Selor georganiseerde examen voor een grondige kennis van het Nederlands. Voeg dit certificaat toe aan je sollicitatie. Ga voor meer informatie naar www.werkenvoor.be.

Wettelijke certificaten

Als je wordt geselecteerd voor de functie, wordt gevraagd een bewijs van goed gedrag te verstrekken (uittreksel uit het strafregister - modellen 1 en 2.

Je moet voldoen aan de wetgeving die de toegang tot het Belgische grondgebied regelt en over de nodige werkvergunningen beschikken. Als je niet de Belgische nationaliteit hebt, moet je de juiste documenten kunnen tonen als je geselecteerd bent voor de functie.

Diversiteit

Fedasil wil diversiteit bevorderen en moedigt mensen met een handicap aan om te solliciteren. Als je een handicap hebt, kun je tijdens de selectieprocedure verzoeken om redelijke aanpassingen. Maar om een beroep op hen te kunnen doen, vragen we je om de persoon die verantwoordelijk is voor de selectie te informeren. 

Selectieprocedure

Preselectie

Het selectiecomité beoordeelt alle aanvragen. De voorselectie is gebaseerd op je sollicitatie (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkwaardig en certificaat indien nodig).

Alleen kandidaten wier profiel het beste past bij de vereisten van de functie worden uitgenodigd voor het selectiegesprek. Afhankelijk van het aantal ontvangen aanvragen behoudt het selectiecomité zich het recht voor om het aantal geselecteerde aanvragen te beperken.

Selectie

De selectieprocedure bestaat uit een schriftelijke test en een selectie-interview en vindt plaats op tijdens de week van 28-04-25. De contactgegevens van geslaagde maar niet-geselecteerde kandidaten worden opgeslagen om een reservepool te vormen voor alle soorten arbeidscontracten voor een periode van 2 jaar. Kandidaten die niet zijn geslaagd, mogen binnen 6 maanden niet opnieuw solliciteren als er een nieuwe selectieprocedure voor een vergelijkbare functie op hetzelfde niveau wordt georganiseerd. 

Voor meer informatie kun je contact opnemen met de selectiemanager op het volgende adres: christophe.mahaut@fedasil.be