Coördinator bewonersadministratie (m/v/x)

Fedasil kent materiële hulp toe aan aanvragers van internationale bescherming en aan andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang ("opvangwet" van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of via haar partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding. Het Agentschap beheert bovendien de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de programma's voor vrijwillige terugkeer vanuit België. Fedasil draagt bij tot het uitwerken, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van verschillende initiatieven zorgt Fedasil voor de integratie van de opvangcentra binnen de plaatselijke gemeenschap.

 

Fedasil zoekt een

Coördinator bewonersadministratie (m/v/x)

Jules Bordet

Interne en externe selectie, werfreserve selectie

Referentienummer: 9065-155

 

Functie

Doel

Je staat in voor een accuraat beheer van alle administratieve gegevens over de procedure en het verblijf van de bewoners in het opvangcentrum, met als doel hierover juiste informatie te verstrekken en de capaciteitsbenutting te optimaliseren.

Context

Als 1ste fase opvangcentrum is het Jules Bordet centrum verantwoordelijk voor de eerste opvang van VIB'ers (verzoekers van internationale bescherming). 

Het opvangcentrum heeft een capaciteit van 220 bewoners en er werken 65 personeelsleden.

Deze personeelsleden hebben zeer diverse profielen en staan in voor de goede werking van het centrum: sociaal werkers, opvoeders, onthaalmedewerkers, verpleegkundigen, begeleiders…. Het opvangcentrum voorziet immers niet alleen in de dagelijkse basisbehoeften (zoals onderdak, voedsel en kledij), verzoekers om internationale bescherming krijgen ook sociale, juridische en medische bijstand. Bovendien organiseert het centrum verschillende activiteiten en opleidingen zodat de bewoners hun tijd nuttig kunnen besteden.

Als coördinator bewonersadministratie werk je binnen de administratieve stafdienst, deze bestaat uit een medewerker.

(meer informatie over het centrum in kwestie vind je op www.fedasil.be).

Inhoud

Je verzamelt, beheert en controleert gegevens over het verblijf en de procedure van de bewoners, je maakt gebruik van databases en werkt samen met interne en externe diensten.

Je staat in voor de archivering van documenten en dossiers, je vraagt informatie op bij interne en externe diensten en bezorgt hen op jouw beurt de nodige info.

Je beheert de instroom en uitstroom van bewoners de capaciteitsbezetting van het centrum. .

Op vraag van de directie en externe partners maak je analyses over de opvangcapaciteit van het centrum. Je maakt statistieken en rapporten.

Je beheert de gegevens met betrekking tot niet-begeleide minderjarigen en coördineert de transfers. Je neemt deel aan intern overleg en aan overleg met externe instanties. 

Profiel

U heeft bijzondere interesse voor Fedasil, zijn waarden en deontologische code, zijn organisatie, zijn doelgroep, zijn verschillende partners (Voor alle info: raadpleeg www.fedasil.be).

Diploma en ervaring

Je hebt een bachelor-/graduaatsdiploma, bij voorkeur in een administratieve richting.

Je hebt een eerste relevante professionele ervaring in administratief beheer.

Je hebt ervaring met het bemiddelen tussen verschillende personen of diensten.

Technische competenties

Je hebt een goede basiskennis van MS Office: Word, Excel, …

Je hebt voeling met/interesse in het werken met een kwetsbare en diverse doelgroep.

Generieke competenties

informatie ANALYSEREN: Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.

PROBLEMEN OPLOSSEN: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing.

OBJECTIEVEN BEHALEN: Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

ONDERSTEUNEN VANUIT EXPERTISE: Anderen begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.

Troeven

Je hebt kennis over plaats beheer en/of logistiek beheer.

Je bent vertrouwd met het werken in een multidisciplinair team en/of in een residentiële setting.

Je spreekt Engels en/of andere vreemde talen, je spreekt Frans in geval van vacature in Brussel.

Aanbod

Type overeenkomst

Een voltijds contract (38u) van onbepaalde duur. .

Categorie A: administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

Er wordt telkens een werfreserve aangelegd voor de duur van minstens 2 jaar voor alle type arbeidsovereenkomsten. De aangelegde werfreserve kan ook door andere opvangcentra gebruikt worden.

Plaats van tewerkstelling

Jules Bordet Centrum - Wolstraat 200, 1000 Brussel

Loon

Je wordt aangeworven op B1 niveau met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het minimum maandsalaris bedraagt bruto €2. 971.93 (startsalaris zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van uw nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.fedweb.be.

Voordelen

Variabel uurrooster en 26 vakantiedagen op jaarbasis (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).

Gratis openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer.

Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor het woon-werkverkeer.

Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.

Valorisatie van nuttige werkervaring.

Vele mogelijkheden tot opleidingen (te volgen tijdens de werkuren).

Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.

Zin om te solliciteren?

Solliciteer tegen ten laatste 19/10/2025 door het invullen van het sollicitatieformulier op www.fedasil.be/fr/travailler-fedasil.

Om in overweging genomen te worden, moet uw kandidatuurdossier het volgende bevatten:

• een motivatiebrief;
• een gedetailleerd CV (waarmee we diplomavoorwaarden en ervaring kunnen beoordelen);
• een kopie van het vereiste diploma.

Buitenlands diploma en/of diploma in een andere taal

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan de specifieke pagina van werkenvoor.be.

Solliciteer je voor een functie in een andere taal dan die van je diploma? Let dan goed op, want in sommige gevallen moet je aantonen dat je die taal beheerst door te slagen voor een taaltest! Schrijf je zo snel mogelijk in voor de vereiste test, want het behalen van een taalcertificaat is een voorwaarde voor het selectiegesprek. Controleer of dit op jou van toepassing is door de informatie over buitenlands diploma of diploma in een andere taal' te raadplegen.

Gelieve de nodige certificaten aan je kandidatuur toe te voegen te voegen.

Juridische attesten

Als je weerhouden bent voor de functie, zullen we een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad) algemeen model en model 2 vragen.

Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.

Diversiteit

Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Om hiervan gebruik te maken, moet je de selectieverantwoordelijke informeren.

Selectieprocedure

Voorselectie

De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest overeenkomt met de functievereisten zullen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Selectie

De selectie bestaat uit een schriftelijke test en een gesprek. De selectiedatum is 05/11/2025. Van de kandidaten die geschikt worden bevonden, wordt de kandidatuur in een wervingsreserve bijgehouden voor alle types van arbeidsovereenkomsten voor de duur van 2 jaar. De kandidaten die niet geslaagd zijn, kunnen gedurende 6 maanden niet meer deelnemen aan een nieuwe procedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.

Voor bijkomende info, contacteer Solange Muzinga (solange.muzinga@fedasil.be or Hachimiya.Ahamada@fedasil.be)